Universitätsbibliothek für angewandte Kunst Wien

Case Study UB Angewandte Wien
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Gewinnbringender Wechsel von der EM- zur RFID-Technologie

 

Die Universitätsbibliothek für angewandte Kunst Wien ist im Zuge ihrer Modernisierung am neuen Standort auf die RFID-Technologie umgestiegen. Mehr als 20 Jahre wurden die Medien mit der elektromagnetischen Tattle-Tape-Technologie gesichert und mit Barcodes verbucht. Im Hinblick auf Innovation und ein modernes Bibliotheksimage stand die Erneuerung der gesamten Bibliothekstechnik und eine Optimierung der Bestandsverwaltung an.

Lesesaal der UB Angewandte Kunst Wien

Das Architekturbüro Riepl Kaufmann Bammer entwickelte für den Aus- und Umbau der zum Teil denkmalgeschützten Universitätsgebäude ein ganzheitliches Raumkonzept geprägt von Licht, Luft und Transparenz. Es entstand eine zukunftsweisende Innenraumgestaltung mit hohem Prestigewert für alle Beteiligten. Die Bibliothek der Wiener Angewandten wurde attraktiv im lichten Dachgeschoss situiert und steht für Offenheit und Modernität. Schlichte Regale gliedern den minimalistisch eingerichteten Raum. Die lineare Ästhetik setzt sich in der Wandgestaltung und Anlage der Arbeitsbereiche, der Lesekabinen und der Theke fort. Das Design der Selbstverbucher und Gates fügt sich harmonisch in das moderne Ambiente: Die transparente Optik der RFID-Gates rahmt unauffällig den Eingang. Die beiden selfChecks 1000 bestechen durch ihr reduziertes Design: sowohl als freistehendes Terminal als auch als Tischmodell.

selfCheck 1000 Standmodell 

Warum RFID?

Die Curricula der Universität für angewandte Kunst sind so ausgerichtet, dass sie dem Qualitätsanspruch an neue Studien und zeitgemäße Bildung unter den veränderten gesellschaftlichen Rahmenbedingungen gerecht werden. Im Zuge der Digitalisierung hat sich die wissenschaftliche Bibliothek daher als moderne Teaching Library etabliert. Das Team in Wien konzentriert seine Aktivitäten auf die Förderung und Vermittlung einer modernen Informationskompetenz mit entsprechender Bibliotheksdidaktik, einem dezidierten Beratungsservice, mit Veranstaltungsräumen und einem gut ausgestatteten Platzangebot für selbstgesteuertes, individuelles Lernen. „Insofern freuen wir uns, dass wir mit der RFID-Technologie die Unabhängigkeit unserer Benutzer*innen ausbauen und dadurch freie Ressourcen entstehen, die anderweitig im Betrieb eingesetzt werden“, erläutert Sybille Hentze, Direktorin der Universitätsbibliothek. Die Bibliothek versteht sich als Newslounge, als Ort der Inspiration und des Austausches. Die Entlastung der Mitarbeiter*innen durch Automatisierung von Routinetätigkeiten in Kombination mit einer zuverlässigen Bestandssicherung waren entscheidende Punkte, die für den Wechsel von EM/Barcode zu RFID sprachen.

„Mit RFID modernisieren wir in mehrfacher Hinsicht unsere Services: Selbstverbuchung bei der Ausleihe sowie der Rückgabe, zeitsparende Stapelverarbeitung, Kontoverwaltung und Bezahlen anfallender Gebühren direkt am selfCheck. Alle diese Vorgänge sind mit der heutigen Technologie mit wenigen Klicks beendet“, kommentiert Johanna Totschnig, stellv. Bibliotheksdirektorin.

Die Diskretion beim Bezahlen anfallender Gebühren ist am selfCheck größer als an der Theke. Die intuitive Menüführung der quickConnect Software gestaltet die Prozesse rasant und zuverlässig. Zudem können die Benutzer*innen alle Vorgänge eigenständig an einem einzigen Gerät durchführen, ohne das Personal bemühen zu müssen. Das spart allen Zeit. „Unsere Studierenden sind immer wieder positiv überrascht, wie einfach und schnell das Verbuchen an den Geräten funktioniert. Sie empfinden es als großen Gewinn, die Ausleihe, Rückgabe, Kontoverwaltung und Zahlungen per EC oder Kreditkarte selbständig am Selbstverbucher erledigen zu können“, so Hentze. Im Zeitalter der Smartphone-Nutzung werden derartig simple Prozesse erwartet. Auch das Personal freut sich über die einfache Bedienung der Geräte und eine generelle Effizienzsteigerung.

Reibungslose Umstellung

Die Umstellung erfolgte in mehreren Schritten: Bereits im Sommer 2017 wurden ca. 50.000 Medien mit RFID-Etiketten bestückt. Dies entsprach dem zukünftigen Freihandbestand der neuen Bibliothek. Im Zuge des Umzugs war die Bibliothek neun Monate geschlossen und nur eine provisorische Entlehnstelle vorhanden. Auch dort bewies sich die neue Technologie als Gewinn. Für die Stapelverbuchung, Bestandsverwaltung und Sicherung konnten die RFID-workstations und RFID-Gates unmittelbar eingesetzt werden.

Perfekt gesichert mit RFID-Gates

Für die neuen Bibliotheksräume wurde eine neue Aufstellungssystematik (Regensburger Verbundklassifikation) eingeführt. Dafür mussten die Medien im Freihandbereich mit neuen Buchetiketten ausgestattet werden. RFID beschleunigte den Workflow des Umarbeitens wesentlich: „Da die Medien bereits mit RFID-Chips ausgestattet waren, auf denen der Barcode gespeichert war, mussten wir die Bücher lediglich auf die RFID-workstation legen und schon konnten wir die entsprechenden Etiketten ausdrucken. Das war natürlich viel müheloser, als wenn wir mit einem Lesegerät jeden einzelnen Barcode hätten scannen müssen“, erklärt Johanna Totschnig. Die finale Bestandsordnung und der eigentliche Umzug waren somit perfekt vorbereitet.

Großzügige Freihandaufstellung

Modernste Technik für eine hochkarätige Sammlung

Die Bibliothek zählt in Österreich zu den bedeutenden öffentlichen Bibliotheken für das zeitgenössische Kunstgeschehen im Bereich Angewandte und Bildende Kunst. Die Sammlung umfasst 149.000 Bände, ca. 99.000 sind davon entlehnbar. Allein 5.000 Bände sind sogenannte Künstlerbücher, die in wechselnden Ausstellungen im Freihandbereich präsentiert werden. „Im Informationsangebot der Bibliothek spiegeln sich sämtliche Fachrichtungen der Universität. Neben dem für die Kreativen essenziellen haptischen Erlebnis, bedrucktes Papier angreifen zu können, bietet die Bibliothek zahlreiche analoge und digitale Möglichkeiten zum Forschen und Analysieren“, betont Sybille Hentze. „Es war uns ein besonderes Anliegen, die kostbaren Bücher und auch die Zeitschriften mit RFID perfekt gesichert zu wissen und zugleich komfortabel verfügbar zu machen“, so Hentze.

Freihandaufstellung Wien

„Wir sehen es als unsere zentrale Aufgabe, unseren Besucher*innen einen neuen Zugang zu Wissen zu vermitteln. Die Bibliothekstechnik unterstützt uns dabei, freie Personalressourcen zu gewinnen und diese zeitgemäß einzuplanen. Unsere Sammlung wird in einer attraktiven und gesicherten Freihandaufstellung buchstäblich begreifbar.“

Die Universität wird hohen internationalen Ansprüchen gerecht. Insofern reagiert auch die Bibliothek als moderne Teaching Library mit kontinuierlicher Flexibilität: Inhalte, Technik und Services sollen auch in Zukunft weiter optimiert werden. Eine der zukünftigen Visionen ist daher die Erweiterung der bestehenden Öffnungszeiten.

Fotos © Birgit und Peter Kainz

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