Bibliothek Bree

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Erste open+ Bibliothek in Belgien erweitert Öffnungszeiten um 180 Prozent

Die öffentliche Bibliothek Bree gilt als erfolgreicher Vorreiter für die Erweiterung der Öffnungszeiten mit open+ in Belgien. Das ursprüngliche Angebot von 30 Servicestunden pro Woche konnte um 54 open+ Stunden auf nun 84 aufgestockt werden. Der lange gehegte Wunsch der Bürger*innen, auch am Wochenende und über Mittag die Bibliothek besuchen zu können, sowie die positiven Erfahrungen der europäischen Referenzbibliotheken waren für die kommunalen Entscheider ausschlaggebend, eine Investition in open+ zu unterstützen.

Herausragend war die Zusammenarbeit der Bibliotheksdirektorin mit den Benutzern, die im Vorfeld über zwei Monate alle Rahmenbedingungen rund um den Open Library Betrieb bewerteten, um eine ideale Lösung für alle Beteiligten zu generieren. Die Bibliothek öffnet nun nicht nur werktags täglich von 10 bis 22 Uhr, sondern auch am Wochenende. Nach der Implementierung wurde open+ in kürzester Zeit als zukunftsweisendes Angebot gefeiert: Das Medienecho in TV, Hörfunk und Print war groß; die Besucher nehmen die neuen Zeiten zahlreich wahr.

children playing at library

Bree infographic German

Die Motivation
Die Interessen der Benutzer hatten in Bree schon immer erste Priorität. Auch vor dem open+ Betrieb richtete die Bibliothek ihre Öffnungszeiten zielgruppengerecht aus: Werktags standen die Türen über mittags von 11-13 Uhr offen, um der arbeitenden Bevölkerung Gelegenheit zu geben, die Bibliothek zu nutzen. Um die Schulkinder zu erreichen, stand das Personal ab 15:30 Uhr wieder parat. Auch wenn die Bibliothek freitags und samstags bereits um 12 bzw. 15 Uhr schließen musste, so offerierte sie dennoch 30 personalbetreute Stunden in der Woche. Annemie Arras, Direktorin der Bibliothek Bree, schildert die Hintergründe: „Immer wieder wurden wir von unseren Besuchern angesprochen, dass sie auch am Samstagnachmittag oder Sonntag eine offene Bibliothek schätzen würden. Das veranlasste uns nicht locker zu lassen und eine Lösung zu suchen.“

Dass eine mögliche Aufstockung des Personals von 3,5 auf 4 Personen leider nicht den gewünschten zeitlichen Spielraum verschaffen würde, war offensichtlich.

„Mit einer zusätzlichen Halbtagskraft hätten wir maximal drei Stunden länger in der Woche öffnen können. Das war uns eindeutig zu wenig. Als Wim Markus von den guten Erfahrungen der Open Library Bibliotheken in Deutschland und Skandinavien erzählte, war ich begeistert und eine perfekte Lösung schien endlich greifbar. open+ bot genügend überzeugende Argumente, mit denen die kommunalen Entscheider ins Boot geholt werden konnten,“ so Annemie Arras.

bibliotheek library exterior

library social gathering atrium

„Bree ist unser brillanter Pionier in Belgien hinsichtlich open+. Annemie Arras hat mit ihrem Team in wenigen Monaten Erstaunliches geleistet. Mit einer herausragenden Kundenkommunikation, großer Kreativität und intensivem Engagement auf kommunaler Ebene hat sie open+ zu einer idealen Lösung für ihre Bibliothek gestaltet. 180 Prozent länger zu öffnen ist ein großer Erfolg! Wir sind sehr stolz, Bree als erste open+ Bibliothek in Belgien zu unseren Referenzbibliotheken zählen zu dürfen“, kommentiert Wim Markus, bibliothecas Sales Director Central Europe.

Die Herausforderungen
„Unser Ziel war eine zu 100 Prozent automatisierte Bibliothek. Nur so ließ sich der Ausbau der Öffnungszeiten umsetzen“, beschreibt die Bibliothekarin die Ausgangslage. Das bedeutete, dass jegliche technische Infrastruktur wie die gesamte Bibliothekstechnik als auch die Beleuchtung, die Heizung, alle Besucher-PCs, die Sicherungs- und Schließanlage sowie der Bezahlautomat mit dem open+ System gekoppelt wurden. In der Praxis bedeutet das nun: Der erste Besucher während der open+ Zeiten aktiviert durch sein Login alle Systeme und entsprechend werden alle Anlagen automatisch um 22 Uhr wieder komplett beendet. Auch die beiden Selbstverbucher und das intelligente Rückgaberegal wurden in das System integriert, um den Benutzern eine voll funktionsfähige Bibliothek zur Verfügung zu stellen.

library entry panel

library atrium interior

Sechswöchige Testphase für kundenspezifische Anpassungen
Brees Vorgehensweise, um die Erwartungen und Wünsche ihrer Besucher zu evaluieren, ist dabei äußert vorbildhaft. Annemie Arras gewann aus dem Kreis ihrer Mitglieder knapp 50 sogenannte „Botschafter“, die über sechs Wochen Rede und Antwort standen, das System testeten und bewerteten. Wöchentlich bearbeiteten diese Botschafter einen differenzierten Fragenkatalog, der per eMail verschickt wurde. Auf diese Weise gewann die Bibliothek wertvolle Einsichten, wie sich die Benutzer einen Open Library Betrieb vorstellten. Diese bürgernahen Erkenntnisse halfen der Bibliothek, für den unbemannten Betrieb ein eigenes Regelwerk in punkto Zutrittsbedingungen zu formulieren und so eine sichere Wohlfühlatmosphäre in den Bibliotheksräumen zu gewähren. Dabei wurde im Detail abgeklopft, welche Angebote die Besucher während der personalfreien Zeiten erwarten, welchen Tätigkeiten sie nachgehen würden, welche Öffnungsstunden ergänzt werden sollten, welche Verhaltens- und Zutrittsregeln zu etablieren und ganz wichtig, welche Maßnahmen hinsichtlich Sicherheit zu ergreifen wären und wie sich die Benutzer bei einem Notfall verhalten würden. Die Botschafter hatten zudem exklusiven Zugang im open+ Modus, um ihr Feedback nun nochmals praxisnah zu verfeinern und an die Direktorin zurückzuspielen.

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Kommunikation & Eigenverantwortung
Ganz generell legt die Bibliothek viel Wert auf einen engen Austausch mit ihren Kunden: „Nur in der direkten offenen Kommunikation können wir die Bedürfnisse unserer Besucher erfahren. Daher war es uns sehr wichtig, dass die Nutzer unsere neue Lösung von Anfang mitgestalten und mittragen“, betont Annemie Arras. Die Eigenverantwortung der Besucher während der open+ Zeiten wird in besagtem Regelwerk ausdrücklich angesprochen. Auch im Notfall muss jedem bewusst sein, dass keine Aufsicht vor Ort ist und etwaig notwendige Erste Hilfe über die allgemein gültigen Notfallnummern gerufen werden müsste. Konkrete Verhaltensweisen werden empfohlen bzw. sogar gefordert. Dies hat zur Folge, dass nur Benutzer, die länger als drei Monate als Bibliothekskunde registriert und über 18 Jahre sind, Zutritt erhalten. Jeder Einzelne hat sich mit seinem elektronisch lesbaren Personalausweis und einem Pin-Code am Entry-Panel zu identifizieren und gibt Acht, dass sich während des Logins keine weitere Person mit ihm durch den Eingang schleicht. Um einen open+ Pin-Code zu bekommen ist der Besuch einer einstündigen Informationsveranstaltung und die Unterzeichnung des Regelwerks verpflichtend. „Die Nachfrage an den Veranstaltungen ist erwartungsgemäß hoch. Aktuell halten wir ein bis zwei Präsentationen pro Woche ab, die mit ca. 15 Personen gut besucht sind“, erklärt die Direktorin. Auch die Bibliothekswebsite und der eigene Facebook-Auftritt wird verstärkt genutzt, um über das zusätzliche Angebot zu informieren und alle Zielgruppen zu erreichen.

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Optimierung der Raumstruktur
Während der Testphase wurde der Bedarf nach einer offenen, übersichtlichen Raumordnung erkennbar. Mit open+ wurden im Innenraum der Bibliothek neun Überwachungskameras und vier Lautsprecher installiert. Bibliotheksbereiche, die schlecht einzusehen waren, wurden aus Sicherheitsgründen anders und offener strukturiert, damit nichts im Verborgenen passieren kann. Die Verbuchungsterminals und das Rückgaberegal, die ursprünglich in der Bibliothek verstreut aufgestellt waren, befinden sich nun nebeneinander nahe dem Eingang. Auch die Notausgänge wurden eindeutiger markiert. Im open+ Modus ist nur eine reduzierte, aber einladende Beleuchtung aktiv. Sobald sich der erste Besucher einloggt, wird die gesamte Bibliothek ausgeleuchtet. Dies ist ein eindeutiges Signal für jeden nachkommenden Kunden, dass sich bereits Personen in der Bibliothek aufhalten.

Die öffentliche Bibliothek steht 16.000 Einwohner*innen in Bree zur Verfügung. Zwei Vollzeit- und drei Teilzeitmitarbeiter kümmern sich um einen Bestand von etwa 55.000 Medien, welche 4.500 Bibliotheksmitglieder auf 1.250 qm nun zeitlich flexibler nutzen können. „Die Bibliothek möchte in jeder Hinsicht innovativ auf die Erwartungen der heutigen digitalisierten Gesellschaft reagieren,“ schließt Annemie Arras.

Haben wir Ihr Interesse geweckt? Kontaktieren Sie uns, wenn Sie weitere Details zu den in der Case Study erwähnten Lösungen erhalten möchten.

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