In Deutschland profiliert sich die Regionalbibliothek Weiden mit der Aufstellung eines Lockers nun als absoluter Pionier. Anders als in den Vereinigten Staaten wird der Schrank hier lediglich für die 24/7-Bereitstellung der Vormerkungen genutzt. Der Einsatz und Nutzen erinnert an eine DHL-Packstation, nur für den Bibliothekseinsatz spezifiziert und natürlich mit Anbindung an das Bibliothekssystem.

Selbstbedienung als optimale Lösung

„Im Jahr 2016 wurden mehr als 42.500 Titel vorgemerkt. Ein klares Indiz, dass viele Kunden im Web-OPAC stöbern und sich vor allem von Neuerwerbungslisten bzw. aktuellen Themen inspirieren lassen. Knapp 50 Prozent der Vormerkungen werden außerhalb der Öffnungszeiten der Bibliothek eingebucht,“ erklärt Bibliotheksleiterin Sabine Guhl. Ziel war es, die hohe Zahl an Vormerkungen zukünftig effizienter und kundengerechter zu organisieren.

Eine weitere zentrale Erkenntnis kam hinzu: Die Benutzer schätzen es, unabhängig von den regulären Öffnungszeiten vorhandene Bibliotheksangebote zu nutzen. Das war seit der Einführung von RFID im Jahr 2014 erwiesene Praxis. „Die Erfahrung zeigte, dass ein Viertel der Rückgaben außerhalb der Öffnungszeiten durchgeführt werden. Spitzenzeiten sind am Wochenende; sogar bis 23 Uhr wird das Gerät stark frequentiert. Mit zwei Rückgabeportalen und einer 7-fach-Sortierung konnten wir unseren Rückgabeprozess um 30 Prozent effizienter gestalten. Selbstbedienung liegt absolut in Trend und die Vormerkbox ist ein weiterer Schritt in diese Richtung,“ freut sich die Bibliothekarin. Es lag daher auf der Hand, dass eine Station, die rund um die Uhr zugänglich ist und von den Besuchern eigenhändig bedient werden kann, die erhoffte Optimierung für die Ausgabe der Vormerkungen verspricht. Der Vorraum zur Bibliothek bot sich für diesen erweiterten Service ideal an, zumal sich auch hier der Rückgabeautomat befindet. Glücklicherweise war die Frage der Finanzierung kein großes Thema: „Der Zufall wollte es, dass die Regionalbibliothek ziemlich genau zu dieser Zeit mit einem Nachlass bedacht wurde, die Landesfachstelle stellte eine Förderung des Pilotprojektes in Aussicht und der Förderverein der Regionalbibliothek Pro Libris versprach, die restliche Finanzierungslücke zu schließen,“ so Sabine Guhl.

Praxisnahe Umsetzung

In Weiden stehen mit der Vormerkbox 34 Abholfächer zur Verfügung, die durchschnittlich bis zu zehn Medien fassen. Kunden können gemütlich zuhause den Bestand durchforsten und gewünschte Medien reservieren. Via eMail oder SMS werden sie schließlich informiert, sobald die Medien parat stehen. Im Vorfeld entscheidet der Benutzer, ob er die Titel während der Öffnungszeiten aus dem Regal für reservierte Medien oder zeitlich unabhängig aus der Vormerkbox abholen möchte. Aus Kapazitätsgründen gilt für die Box ein Depotlimit von 48 Stunden. Danach werden nicht abgeholte Medien wie gewohnt im Abholregal innerhalb der Bibliothek bereitgestellt.

Um außerhalb der Öffnungszeiten Zutritt zum Selbstbedienungsfoyer zu erhalten, identifiziert sich der Benutzer am Eingang mit seiner Bibliothekskarte. Von Vorteil ist, dass abends bzw. nachts und am Wochenende problemlos vor der Bibliothek geparkt werden kann. Die Bedienungsoberfläche der Box ist entsprechend der Selbstverbuchungsgeräte intuitiv und einfach. Der Benutzer muss lediglich seinen Ausweis am Bildschirm scannen, schon öffnet sich das jeweilige Fach bzw. die entsprechenden Fächer. Sobald die Medien entnommen sind, werden sie im Hintergrund automatisch als ausgeliehen verbucht und erst jetzt beginnt für den Kunden die eigentliche Leihdauer.

Sabine Guhl schildert die Handhabung für die Mitarbeiter ebenfalls als unkompliziert und wenig zeitaufwendig: „Vorgemerkte Medien für die Vormerkbox erhalten eine eigene Kennzeichnung auf dem Fristzettel. Mithilfe eines kleinen Zusatzprogramms werden die Medien vorgebucht, freie Schließfächer angezeigt und die Befüllung wird vorbereitet. In einem Füllvorgang können auch mehrere Medien pro Kunden in ein Fach eingelegt werden. Deswegen empfiehlt es sich, Medien den Tag über zu sammeln. Die Praxis hat gezeigt, dass eine Befüllung der Vormerkbox mittags und nach Schließung der Bibliothek sinnvoll ist.“

Umfassende RFID-Ausstattung

Nachhaltigkeit sowie kunden- und serviceorientiertes Handeln standen für Sabine Guhl schon immer an erster Stelle. Im Jahr 2014 entschied sich die Bibliothek für ein RFID-System von bibliotheca und modernisiert seitdem sukzessiv die komplette Bibliothekstechnik: „Wir nutzen ein RFID-Gate, drei höhenverstellbare selfChecks 1000 und Thekenarbeitsplätze, um Routinetätigkeiten zu vereinfachen und das Personal zu entlasten. Doch immer wieder stießen wir in den vergangenen Jahren an unsere Kapazitätsgrenze; mehr Personal wurde nicht bewilligt. So führten wir 2015 eine Rückgabeanlage ein, die unsere Abläufe erneut optimierte. Unsere Mitarbeiter konnten statt der Medienverbuchung andere wertvolle Aufgaben übernehmen, die Schulterprobleme aufgrund eintöniger Verbuchungsabläufe nahmen spürbar ab, die Prozesse wurden schneller abgewickelt, so dass nun auch die Besucherschlangen verschwanden,“ resümiert die Leiterin. Mit der Vormerkbox ist es der Bibliothek nun ein weiteres Mal gelungen, ihren Service deutlich zu verbessern.