Bibliothèque de Candiac, Québec

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Des rénovations pour le futur

Candiac est une banlieue de la province de Québec située à 25 minutes de Montréal et elle compte à ce jour un peu plus de 21 000 personnes. Elle est cependant appelée à changer très bientôt. En 2016, la ville a commencé à construire le square Candiac, un projet d’aménagement urbain qui offrira à terme 2000 demeures supplémentaires. L’aménagement est l’un des premiers au Québec à offrir un quartier où il est possible de marcher et de faire du vélo au cœur de la ville, et la bibliothèque de Candiac se trouve à seulement 600 mètres.

Une ville propice à la marche mérite une
bibliothèque explorable Anticipant l’augmentation de la population de Candiac, Patricia Lemieux, chef de division – de la bibliothèque, voulait être prête.

Candiac library building

« Nous souhaitions moderniser la bibliothèque, lui conférer une ambiance similaire à celle d’une librairie, en la rendant explorable et en offrant des programmes, non seulement pour desservir les gens qui déménageront dans le secteur, mais aussi pour mieux servir notre communauté actuelle », a-t-elle déclaré. 

Cependant, la bibliothèque a dû faire face à des défis communs à beaucoup d’autres installations de ce genre. Elle avait besoin de créer cette nouvelle expérience centrée sur les clients dans son espace existant et d’utiliser son personnel actuel. La bibliothèque de Candiac dispose de trois employés à temps plein et de trois à temps partiel, et Mme Lemieux savait que sans l’aide de la technologie, les employés seraient encore sous-utilisés, assis derrière un comptoir, réalisant des emprunts ou des retours de documents. 

Les kiosques selfCheck™ permettent d’économiser temps et espace

En 2015, la bibliothèque de Candiac a commencé à convertir sa collection à la technologie RFID. Le projet a été réalisé lentement et on en a profité pour faire le tri parmi les 75 000 articles désuets ou usés de la collection. 

Pendant ce temps, la rénovation de la bibliothèque était en cours. Candiac a remplacé son grand comptoir de prêt par un comptoir beaucoup plus petit et deux kiosques selfCheck 400 de bibliotheca dotés du logiciel quickConnect. 

C’est en août 2017 que Candiac a commencé à offrir le service selfCheck dans sa bibliothèque nouvellement rénovée. Les utilisateurs ont adopté le service de manière rapide et enthousiaste. Deux mois seulement après l’installation, 80 % des prêts étaient traités par selfCheck. 

« Du personnel se trouve à proximité pour offrir son aide concernant selfCheck, mais le système est si intuitif que le personnel est rarement nécessaire. Nos utilisateurs sont heureux de ne pas avoir à attendre en ligne, et les enfants en particulier adorent enregistrer leurs propres documents », a indiqué Mme Lemieux. 

Candiac flex AMH library building

Pour achever la rénovation de l’espace de la bibliothèque, Candiac a commandé un ameublement mobile personnalisé. Les nouveaux présentoirs de livres sont montés sur des roulettes et il est possible de les déplacer aisément pour faire de l’espace pour des événements spéciaux, comme des conférences, des heures du conte, des formations et éventuellement de nouveaux programmes, comme ceux liés aux jeux vidéo.

flex AMH™ : Un système de tri qui vaut le détour

En plus de rénover la zone du comptoir de prêt pour accommoder les nouveaux kiosques selfCheck, la bibliothèque a aussi installé un système de tri flex AMH pour traiter tous les retours de la bibliothèque. Le système flex AHM se trouve dans la pièce adjacente à l’entrée que la bibliothèque partage avec le service des loisirs. Une grande fenêtre permet aux utilisateurs d’observer leurs retours se déplacer sur le tapis roulant et être automatiquement triés dans l’un des trois bacs. 

« Le système de tri est visible pour tous, de l’intérieur comme de l’extérieur de la bibliothèque. Il s’agit d’un processus très transparent et nous avons reçu beaucoup de commentaires nous indiquant à quel point il est super de le regarder fonctionner  », a déclaré Mme Lemieux. 

Installer le retour dans l’entrée offre deux avantages. Les utilisateurs peuvent retourner des documents mêmes lorsque la bibliothèque est fermée. De plus, même si la bibliothèque en venait à s’agrandir et à occuper l’ensemble du bâtiment, il ne serait pas nécessaire de le déménager. 

« Nous n’étions pas certains d’installer le système flex AMH dans l’entrée, car nous craignions que les utilisateurs éprouvent des problèmes sans un membre du personnel à proximité. Mais ça s’est tellement bien passé que nous avons réalisé que nous n’avions pas à nous préoccuper », a indiqué Mme Lemieux.   

Candiac staff and flex AMH library system

La quasi-totalité des retours de la bibliothèque est gérée par le système flex AMH. Le personnel gère à distance le statut des bacs avec leurs ordinateurs et il est immédiatement avisé si un bac est plein ou a besoin d’être réinitialisé.

Plus de temps et plus… d’argent  

Le personnel de la bibliothèque utilise ce temps dont il ne disposait pas auparavant pour bonifier l’expérience des usagers et valoriser l’offre de services de la bibliothèque. Il change fréquemment les livres présentés pour mettre en valeur les événements actuels et augmenter la circulation des titres sous-utilisés. Bien sûr créer ces mises en valeur des collections de style librairie exige beaucoup de temps pour n’importe quelle bibliothèque, mais Candiac fait face à un autre défi qui est celui d’héberger une collection bilingue, français et anglais.

« Il ne s’agit pas simplement de sélectionner les titres pertinents », a indiqué Mme Lemieux. « Nous devons aussi nous assurer que les deux collections sont représentées dans chaque présentation ».

Candiac a rénové et mis à jour sa technologie pour mieux servir ses utilisateurs et pour se préparer à l’augmentation prévue de la population, mais la bibliothèque a expérimenté un avantage inattendu grâce à l’option de prêt/retour en libre-service, un paiement plus rapide des frais pour les retards. 

Lorsque les utilisateurs se connectent à selfCheck, le logiciel quickConnect les avise automatiquement des amendes impayées, même si ces frais ne sont pas suffisamment élevés pour empêcher l’emprunt de matériel. Par le passé, le personnel évitait souvent la tâche inconfortable de demander les frais de retard jusqu’à ce que le compte de l’utilisateur l’exige. Désormais, selfCheck réalise le rappel, les utilisateurs paient rapidement et le personnel peut se consacrer à offrir la meilleure expérience client possible, sans inconforts liés aux frais. 

Une étape après l’autre, elle sera prête

La bibliothèque de Candiac a de grands projets pour le futur. Elle offrira un plus grand nombre de programmes et d’activités maintenant que son nouvel espace est complet, et elle fera la promotion de nouveaux programmes par l’entremise des affichages numériques des kiosques selfCheck. La bibliothèque envisage d’établir un partenariat avec un autre établissement à proximité pour faire l’achat d’outils d’inventaire qui permettront au personnel de réaliser rapidement ces tâches. En outre, elle prévoit finaliser la signalisation dans … l’espace de retour de l’entrée. 

Candiac a développé une approche étape par étape pour réaliser une transition vers un modèle libre-service et cela fonctionne bien pour elle. L’équipe s’est préparée pour s’assurer que le bâtiment soit prêt, et le personnel dispose maintenant de temps pour participer à des interactions de qualité avec les utilisateurs. Il n’y a aucun doute, lorsque le Square Candiac sera terminé, la bibliothèque sera prête à recevoir et établir un lien avec ses nouveaux membres, peu importe le nombre. 

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