Bibliothèque publique de Hamilton

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Bibliothèque publique de Hamilton : offrir un accès équitable aux communautés rurales avec open+

Hamilton, dans l’Ontario, est une ville portuaire canadienne située à l’extrême ouest du lac Ontario. Au cœur de la région du Golden Horseshoe, c’est l’une des plus grandes villes de la province avec 700 000 habitants. La bibliothèque publique de Hamilton gère 22 établissements répartis sur un territoire de 1 137 km².

Heures d’ouverture limitées = utilisation et impact limités

Comme beaucoup de vastes réseaux de bibliothèques, la bibliothèque publique de Hamilton gère des établissements situés dans des communautés urbaines, périurbaines et rurales. Alors que les grands établissements se trouvant au cœur de la ville desservent des dizaines de milliers d’usagers, les établissements ruraux de plus petite taille ne s’adressent qu’à une fraction de ce nombre. Celui de Freelton, le plus au nord du réseau, dessert une communauté d’à peine 2 500 personnes. Maintenir un établissement au service d’un pourcentage de population aussi faible est délicat. 

heures

Heures prolongées
à la succursale de freelton Freelton

%

d’argumentation dans le décompte au portique

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d’accèss à seccursale pendant les heures open+

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d’argumentation de l’utilisation des ordinateurs

%

d'argumentation de l'utilisation

par rapport au système global

Hamilton Public Library logo

« Par le passé, la gestion des ressources nous obligeait à offrir un accès très limité à nos établissements ruraux. Freelton, comme bon nombre de ces établissements, n’ouvrait que 17 heures par semaine », indique Paul Takala, bibliothécaire en chef et directeur général. >

La bibliothèque de Freelton était ouverte de 14h à 17h certains jours de la semaine, et de 16h à 20h les autres jours. Ces horaires restreints n’étaient pas toujours pratiques pour la communauté, et les précieuses ressources que constituaient les collections, les ordinateurs et les espaces restaient inexploitées pendant une majeure partie de la journée. 

ouvrir ses portes grâce à open+

À l’automne 2017, dans un effort d’étendre les heures d’ouverture de l’établissement de Freelton et de mieux répondre aux besoins de la communauté, la bibliothèque de Hamilton a décidé de procéder à un essai pilote de la solution open+ de bibliotheca. 

Celle-ci permet aux bibliothèques de contrôler facilement l’accès aux bâtiments, la sécurité et l’automatisation à travers une unité de gestion centralisée efficace. S’intégrant parfaitement au SIGB et aux solutions de bibliothèque existantes, open+ permet aux bibliothèques, entre autres, de configurer facilement leurs heures d’ouverture, de surveiller leur activité et de contrôler leurs annonces sonores.

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Avant le déploiement d’open+, l’établissement de Freelton a dû faire l’objet d’une légère mise à jour. Il a ainsi été équipé d’une borne selfCheck 1000 et de portiques de sécurité – une nouveauté pour cette petite bibliothèque. La séparation entre les espaces publics et ceux réservés au personnel a été clairement délimitée. En collaborant aussi bien avec bibliotheca qu’avec l’équipe de sécurité indépendante de l’établissement, la bibliothèque de Hamilton a défini les caractéristiques techniques et emplacements de ses caméras de sécurité, en veillant bien à ce qu’aucun recoin de l’établissement n’échappe à leur surveillance. 

Une fois la technologie mise en place, la bibliothèque de Hamilton a lancé la procédure d’inscription au nouveau service de bibliothèque. 

” Nous avons élaboré un formulaire de conditions d’utilisation similaire à celui que nous utilisons pour nos ateliers de création. Nous voulions que nos usagers comprennent que s’ils voulaient bénéficier de ce service, ils allaient devoir assumer certaines responsabilités “, indique Dawna Wark, directrice des établissements de Freelton et Waterdown.

L’équipe des technologies numériques a mis à jour le SIGB de manière à permettre aux clients de s’inscrire au service. Une fois les autorisation accordées, les usagers ont pu utiliser leur carte de bibliothèque pour accéder à l’établissement au cours des heures d’ouverture étendues. 

” Pour les nouveaux usagers, l’adhésion au service est simplement devenue partie intégrante de la procédure d’inscription. L’adhésion au service nécessite qu’un bibliothécaires se rende sur le compte usager et en mette à jour les autorisations, mais elle représente une part importante du processus pour le conseil de la bibliothèque. Elle permet de définir un niveau de responsabilité supérieur – quelque chose de plus spécifique que le simple fait d’avoir une carte usager “, indique Sherry Fahim, directrice des technologies et de la création numériques.

L’atténuation des risques joue un rôle critique dans l’obtention de l’adhésion du conseil et du personnel de la bibliothèque. En plus d’exiger des usagers qu’ils s’inscrivent pour bénéficier des heures d’ouverture étendues, la bibliothèque de Hamilton a également procédé à une évaluation complète des risques afin de rechercher des solutions préventives à tout scénario de risque possible. Elle a ainsi fait installer des sources d’alimentation permanentes afin de maintenir l’approvisionnement en électricité dans l’éventualité d’une coupure de courant. Elle a même installé des mécanismes avertissant la bibliothèque centrale afin d’envoyer des secours si quelqu’un reste dans les toilettes pendant trop longtemps.

Qu’on ne s’y trompe pas, la bibliothèque garde bien ses bibliothécaires

Takala s’empresse de souligner que bien qu’open+ permette à l’établissement de Freelton de proposer des heures d’ouverture étendues sans présence de personnel, la bibliothèque n’est pas et ne sera jamais dépourvue de bibliothécaires.

” L’établissement de Freelton est désormais ouvert 60 heures par semaine. Pendant certaines de ces heures des bibliothécaires sont présents ; à d’autres nous offrons une assistance à distance. “

L’établissement utilise un visiophone connecté à la bibliothèque centrale afin de fournir une assistance aux usagers de Freelton au cours des heures d’ouverture étendus. Le visiophone est relié à deux points distincts de la bibliothèque centrale afin de s’assurer qu’il y a toujours quelqu’un à l’autre bout de la ligne. Le personnel en charge de l’assistance à distance documente chaque appel reçu. Néanmoins, la ligne sonne rarement.

” Nous n’avons reçu que peu d’appels depuis que nous avons lancé l’essai pilote “, affirme Fahim. ” Nous avons connu une interruption due à une panne généralisée de la fibre à l’échelle de la communauté – ce qui était totalement indépendant de notre volonté. Et nous avons reçu un appel d’un usager qui voulait déverrouiller des boîtiers de DVD. Nous avons tenu compte de ces informations puis nous avons fourni aux usagers de meilleures indications sur l’endroit où trouver l’unité de déverrouillage. “
Alors que la communauté s’est d’abord inquiétée à l’idée que la nouvelle technologie fasse perdre leurs emplois aux membres du personnel de la bibliothèque, Takala assure que c’est tout le contraire.
” Le conseil de la bibliothèque s’est engagé à ne pas utiliser ce modèle afin de diminuer les heures de présence du personnel, et à ne jamais ouvrir l’établissement si aucun membre du personnel ne peut être présent pendant une partie de la journée afin de s’assurer que tout fonctionne bien et que les réservations sont bien traitées. Avant open+, le personnel était présent dans l’établissement de Freelton 17 heures par semaine. Aujourd’hui, c’est 24 heures, donc les heures de présence du personnel ont en réalité augmenté. “

Une utilisation en hausse de 19 % en 5 mois seulement

La bibliothèque de Freelton est désormais accessible aux usagers de 9h à 20h du lundi au jeudi et de 9h à 17h le vendredi et le samedi. Lorsque le personnel arrive l’après-midi, ils trouvent des usagers déjà présents dans le bâtiment, utilisant les ordinateurs, se servant de la connexion wi-fi (la plus fiable de la région) ou parcourant les rayonnages à la recherche de livres.

Comparativement à la même période l’an dernier, l’utilisation de la bibliothèque est en hausse de 19 %. La circulation a augmenté, et le décompte d’usagers aux portiques et l’utilisation des ordinateurs ont tous deux augmenté de presque 50 %. Fait intéressant, la bibliothèque n’est pas uniquement davantage utilisée lors des heures d’ouverture étendues. La participation aux programmes organisés au sein de l’établissement a également doublé. En bref, la bibliothèque est plus accessible, c’est pourquoi la communauté s’engage davantage.

« Nous avons dû fermer un certain nombre d’établissements ruraux au cours des 15 dernières années. Mais si nous pouvons améliorer l’utilité d’un établissement pour la communauté de manière financièrement responsable, cela peut servir d’antidote à leur fermeture. En réalité, l’équation est désormais si différente que cela nous donne l’occasion de considérer l’ouverture de nouveaux établissements », indique Takala.

open+ génère un vaste enthousiasme au sein du conseil municipal. Takala explique : ” C’est une initiative que même les conseillers municipaux de la ville peuvent soutenir, même si elle n’est pas déployée dans leurs secteurs respectifs. Ils voient que la bibliothèque continue de promouvoir l’innovation et d’apporter une valeur ajoutée à la communauté. De plus, nous travaillons tous sur un budget unique – si nous dépensons judicieusement pour une bibliothèque, il restera des financements à dépenser ailleurs.

Hamilton library

Élargir l’accès étendu : les perspectives d’avenir pour open+ et la bibliothèque publique de Hamilton

En avril, la bibliothèque publique de Hamilton remettra au conseil un rapport sur l’essai pilote d’open+. Que dira ce rapport ? Pour faire court, il dira que le projet a connu un franc succès.

” Nous avons la ferme intention d’élargir ce modèle de service à l’ensemble de nos établissements ruraux “, déclare Takala.

Par ailleurs, la bibliothèque conçoit actuellement un nouvel établissement qui sera établi à Greensville. La bibliothèque s’installera dans un complexe contenant une école primaire et une salle municipale, et inclura de vastes espaces extérieurs qui en feront un pôle d’attraction pour la communauté rurale. Depuis le début, le nouveau bâtiment a été pensé avec l’intégration d’open+ à l’esprit. Takala et son équipe imaginent une bibliothèque où des familles viendraient chercher leurs enfants à l’école à la fin de la journée et feraient un tour par l’établissement pour chercher un livre ou utiliser le wi-fi. ” Bien que la bibliothèque de Hamilton ait pour priorité de veiller à ce que tous ses établissements ruraux offrent un accès pratique, Takala entrevoit également d’autres applications futures pour open+. Il souhaiterait proposer dans les bibliothèques urbaines des heures d’ouverture étendues le soir afin qu’elles servent de salles d’étude pour les étudiants locaux.

” À l’heure actuelle, nos heures étendues se terminent à l’heure où la bibliothèque centrale ferme. Avec le temps, nous pourrions maintenir une petite équipe d’assistance à distance jusqu’à minuit afin de permettre aux salles d’étude de rester ouvertes. Je suis convaincu que la bibliothèque jouera un rôle essentiel dans les habitudes de travail des lycéens à mesure que l’accès sera élargi. “

La bibliothèque de Hamilton a été la première au Canada à déployer open+, et Takala a quelques conseils pour les bibliothèques qui souhaiteraient lui emboîter le pas. 

” Le plus important dans ce processus, c’est la confiance. Nous avons dû nous assurer que toutes les pièces étaient en place avant d’ouvrir. Le fait que le conseil ait réaffirmé que cela servirait à élargir l’accès, et non à réduire le personnel, y a également fait pour beaucoup “, indique-t-il. ” Nous avons dû nous mettre en quatre parce que nous étions les premiers. Plus il y aura de gens qui le feront, plus ce sera facile. Il existe d’après moi un fort potentiel d’élargissement de ce modèle dans le reste du réseau, et c’est assurément ce que nous allons faire. open+ redonne les clés à la communauté – aux personnes qui financent la bibliothèque à l’origine. “

Vous voulez en savoir plus sur les solutions bibliotheca mentionnées dans cette étude de cas ? Contactez-nous !

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