Le rentable passage de la technologie EM à la technologie RFID
Dans le cadre de sa modernisation, la bibliothèque universitaire des Arts Appliqués de Vienne, installée sur son nouveau site, est passée à la technologie RFID. Pendant plus de 20 ans, les supports ont été sécurisés à l’aide de la technologie Tattle-Tape, et comptabilisés avec des codes-barres. En matière d’innovation et de modernisation de l’image de la bibliothèque, s’imposaient le renouvellement de l’intégralité des équipements techniques de la bibliothèque, ainsi qu’une optimisation de la gestion des stocks.
Pour l’agrandissement et la transformation du bâtiment universitaire, dont certaines parties sont classées Monument Historique, le cabinet d’architectes Riepl Kaufmann Bammer a développé un concept global d’espace caractérisé par la lumière, l’air et la transparence. Il en a résulté un espace à l’aménagement futuriste au style prestigieux pour toutes les parties prenantes. La bibliothèque des Arts Appliqués a été installée à l’étage supérieur, et symbolise l’ouverture et la modernité. L’espace, aménagé de manière minimaliste, est structuré par des étagères de style sobre. Cette esthétique linéaire se poursuit au niveau du style des murs, de l’aménagement des espaces de travail, des cabines de lecture, et du comptoir. Le style des installations d’auto-enregistrement et des portiques s’intègre harmonieusement dans l’ambiance moderne : L’optique transparente des portiques RFID encadre discrètement l’entrée. Les deux points d’auto-enregistrement selfCheck 1000 séduisent par leur design réduit : aussi bien en tant que terminal indépendant, qu’en tant que modèle de table.
Pourquoi RFID ?
Les programmes de l’Université d’Art Appliqué sont aménagés de manière à répondre aux exigences de qualité des nouvelles études et d’une formation moderne tout en tenant compte de l’évolution des conditions sociales cadres. Ainsi, lors de la modernisation, la bibliothèque scientifique s’est établie comme une bibliothèque moderne d’enseignement. L’équipe de Vienne concentre ses activités sur la promotion et la transmission de compétences modernes en matière d’information avec une didactique de bibliothèque correspondante, ainsi que sur un service de conseil avisé doté de salles de conférence et proposant un espace bien équipé pour un apprentissage autonome et individuel. « Nous sommes enchantés que la technologie RFID permette de développer l’indépendance de nos utilisatrices et utilisateurs et génère des ressources gratuites, utilisées de diverses manières au sein de l’organisation », déclare Sybille Hentze, Directrice de la bibliothèque universitaire. La bibliothèque se veut un « Newslounge », un lieu d’inspiration et d’échange. La réduction de la charge de travail des collaboratrices et collaborateur due à l’automatisation des activités de routine, associée à une pérennisation fiable ont été arguments décisifs en faveur du passage du système EM/Code-barre au système RFID.
« Avec le RFID, nous modernisons nos services de diverses manières : Auto-enregistrement lors de l’emprunt et de la restitution, traitement des piles, gestion des comptes et paiements des frais applicables directement au point de SelfCheck. Grâce à cette nouvelle technologie, toutes des opérations se font en seulement quelques clics, commente Johanna Totschnig, Directrice Adjointe.
La discrétion lors du paiement des frais est plus grande au SelfCheck qu’à la caisse. La navigation intuitive à travers le menu du logiciel quickConnect permet des opérations très rapides et fiables. De plus, les utilisatrices et utilisateurs peuvent exécuter toutes les opérations de manière autonome, sur un seul et même appareil, sans déranger le personnel. Cela fait gagner du temps à tout le monde. « Nos étudiants sont toujours agréablement surpris de voir la facilité et la vitesse d’enregistrement sur les appareils. Ils considèrent comme un avantage considérable le fait de pouvoir emprunter, faire des retours, gérer leur compte et leurs paiements par carte bleue ou carte de crédit de manière autonome sur le dispositif d’auto-enregistrement », ajoute Hentze. À l’âge des smartphones, des procédures d’une telle simplicité deviennent la norme. Le personnel aussi est ravi de la simplicité d’utilisation des appareils et de l’accroissement de l’efficacité générale.
Une transition toute en douceur
La transition s’est déroulée en plusieurs étapes : Dès l’été 2017, env. 50’000 supports ont été dotés d’étiquettes RFID. Cela correspondait aux stocks de la nouvelle bibliothèque qui seraient plus tard en libre accès. Lors du déménagement, la bibliothèque est restée fermée pendant neuf mois, remplacée par un point d’emprunt provisoire. Là aussi, la nouvelle technologie s’est avérée être un gain. Les stations et portiques RFID ont pu être utilisés immédiatement pour l’enregistrement de piles, la gestion des stocks et la sécurisation.
Un nouveau système de classement a été introduit pour les nouvelles salles de la bibliothèque. Il a fallu pour cela équiper de nouvelles étiquettes les supports situés dans la zone de libre accès. Le RFID a permis de considérablement accélérer la transition : « Les supports étant déjà équipés de puces RFID sur lesquelles était enregistré le code barre, il nous a suffi d’enregistrer les livres dans la station RFID pour pouvoir imprimer les étiquettes correspondantes. Cela fut bien plus simple que s’il avait fallu scanner les codes-barres un à un à l’aide d’un lecteur de codes-barres », souligne Johanna Totschnig. Ainsi, l’inventaire des stocks et le déménagement en soi étaient parfaitement préparés.
Une technique ultra-moderne pour une collection haut-de-gamme
En Autriche, la bibliothèque fait partie des bibliothèques publiques les plus importantes dans le domaine des Arts Appliqués et des Arts Visuels. La collection comprend 149’000 volumes, dont 99’000 sont disponibles à l’emprunt. Quelques 5’000 volumes sont des livres d’artistes, qui sont présentés dans la zone libre d’accès lors de différentes expositions. « L’offre d’information de la bibliothèque reflète toutes les disciplines enseignées à l’Université. Outre l’expérience tactile, essentielle pour les créatifs, de pouvoir toucher le papier, la bibliothèque propose diverses possibilités, analogiques et numériques, de recherche et d’analyse », précise Sybille Hentze. « Nous tenions à ce que les livres, si précieux, ainsi que les magazines, soient parfaitement sécurisés grâce au RFID, tout en les rendant accessibles de manière confortable », ajoute Hentze.
« Nous considérons que notre mission centrale est de permettre à nos visiteurs un nouvel accès au savoir. Les équipements techniques de la bibliothèque nous aident à acquérir des ressources personnelles gratuites, et à les planifier. Notre collection devient accessible grâce à une mise à disposition attractive et sécurisée. »
L’Université répond à des exigences internationales élevées. Ainsi, la bibliothèque, à titre de bibliothèque moderne d’enseignement, réagit avec une flexibilité continue : Contenus, équipements techniques et services vont continuer d’être optimisés à l’avenir. Ainsi, une des visions d’avenir est l’élargissement des horaires d’ouverture.
Photos © Birgit et Peter Kainz
