Bibliothèque du Comté Toledo Lucas

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Le distributeur de documents remoteLocker™ accompagne la reprise économique

Le réseau de bibliothèques du comté de Toledo Lucas gère plus de 20 sites et de 4 bibliobus autour de Toledo dans l’Ohio. Le réseau dessert 265 000 usagers avec une collection de 2 millions de documents et une circulation annuelle supérieure à 6 millions de transactions.

En 2009, l’économie américaine commençait à subir les effets de la récession, le réseau des bibliothèques de Toledo Lucas faisait alors face à une situation que bien d’autres bibliothèques affrontaient dans le pays. Les compressions de budget ont forcé le réseau à réduire ses effectifs de 27 % ainsi que ses heures d’ouverture. Les bibliothèques ont alors commencé à chercher des moyens innovateurs pour pallier cette situation.

En 2012, lors de la reprise économique, une campagne de collecte de fonds, qui a coïncidé avec le lancement de la solution remoteLocker, a permis à quelques bibliothèques du réseau de Toledo Lucas de prolonger leurs heures d’ouverture et de lancer des travaux de rénovation pour la bibliothèque Oregon. Cette dernière a profité de cette occasion pour mettre en place la solution remoteLocker. A sa réouverture, après une année de travaux, elle arborait un hall ouvert 24 heures sur 24, 7 jours par semaine avec un remoteLocker permettant aux usagers d’accéder aux documents à tout moment. 

Une solution flexible

Le remoteLocker est une solution modulaire et flexible qui facilite l’expérience libre-service des usagers. Après la réservation en ligne ou par téléphone des documents, les usagers peuvent les récupérer à tout moment au distributeur en scannant simplement leur carte de bibliothèque. La solution peut également gérer les retours de documents.

Le remoteLocker nécessite un abri, une alimentation électrique et une connexion réseau. Au-delà des bibliothèques, il peut être déployé en dehors des murs des bibliothèques comme ,par exemple, dans des centres communautaires, des gares ferroviaires ou des supermarchés. Grâce à sa conception modulaire, le distributeur peut s’adapter à tous les espaces et également être agrandi si nécessaire. Contrairement aux distributeurs automatiques, le remoteLocker est simple et intuitif. Dénué de pièces robotisées fragiles, l’appareil est fiable au long terme.

« Prolonger les heures d’ouverture était l’un de nos engagements lors de la campagne de collecte des fonds. Le remoteLocker™ nous permet de faire de grands pas vers nos objectifs de service. »

 

Renforcer l’engagement auprès de la communauté

« Prolonger les heures d’ouverture était l’un de nos engagements lors de la campagne de collecte des fonds. Nous ne sommes pas encore parvenus à restaurer les anciens horaires d’ouverture sur tous les sites, mais les remoteLockers nous permettent de combler ce manque en attendant, affirme Jason Kucsma, directeur adjoint du réseau. Les pics d’utilisation surviennent approximativement une heure avant et une heure après l’ouverture ».

Le réseau des bibliothèques de Toledo Lucas a également installé des remoteLockers sur les sites n’ouvrant pas le dimanche, permettant ainsi l’accès aux bibliothèques lors de la période pointe de la fin de semaine.

Becca Mate, qui travaille à la bibliothèque Oregon, ajoute : « Nous avons beaucoup de travailleurs de quarts dans la région. Les gens qui travaillent dans des raffineries ou des hôpitaux ne peuvent pas toujours venir à la bibliothèque aux horaires normaux. Le remoteLocker leur permet d’utiliser la bibliothèque au moment qui leur convient le mieux. Les distributeurs sont très bien utilisés, tellement bien que nous nous retrouvons souvent avec aucun casier vide ». 

Solution « prêtes-à-brancher »

La mise en œuvre de tout nouveau système ou service implique de passer par une courbe d’apprentissage, mais la formation des bibliothécaires de Toledo Lucas s’est remarquablement bien déroulée.

« La facilité de mise en œuvre des remoteLocker™ nous a surpris, nous avons formé un petit groupe qui a formé le reste des équipes. Nous avons été assistés par bibliotheca, mais le système est vraiment prêt à brancher », affirme M. Kucsma.

La solution remoteLocker utilise un logiciel intuitif offrant une expérience similaire à la gamme libre-service de bibliotheca. L’interface tactile permet de récupérer les réservations et simplifie l’utilisation des casiers pour les usagers.

M. Kucsma poursuit : « Du point de vue des usagers, il ne s’agit que d’un autre emplacement où récupérer les documents. Ils sont déjà habitués à cela, à la différence près qu’il s’agit de casiers au lieu d’« étagère des réservations ». Nous n’avons eu aucun commentaire négatif de la part des usagers, ils sont sous le charme. »

Avantages insoupçonnés

« Les remoteLocker™ sont très populaires chez les usagers. Ils le sont tellement que nous les avons également installés sur des sites non prévus. Ils remplacent des distributeurs de DVD difficiles à entretenir. En enlevant ces machines, nous avons mis en place les remoteLockers en tant que moyen supplémentaire d’emprunt. De ce fait, nous avons pu améliorer l’expérience usager et éliminer les difficultés techniques que rencontraient nos agents tous les jours. En plus d’installer des distributeurs sur tous nos sites récemment rénovés, nous étudions la possibilité de les utiliser en dehors des bibliothèques » confie M. Kucsma.

Même si le Comté de Toledo Lucas a commencé à utiliser les remoteLockers pour augmenter la fréquentation, il est apparu qu’ils étaient également utilisés pour des raisons de respect de la vie privée.

« Nous n’avions pas anticipé que ces distributeurs allaient contribuer au respect de la vie privée de nos usagers. Avant la mise en place des distributeurs, les documents réservés étaient déposés sur des étagères à la vue de tout le monde. Avec les remoteLockers, les gens peuvent réserver des documents tout en étant assurés que leurs réservations sont protégées des regards. C’est un avantage très appréciable auquel nous n’avions pas pensé » explique M. Kucsma.

Prochaines étapes

Le réseau des bibliothèques de Toledo Lucas a déjà installé des remoteLockers dans quatre de ses sites, et envisage de les étendre au fur et à mesure de la rénovation des bibliothèques.

M. Kucsma affirme, « Améliorer l’accès aux ressources des bibliothèques (via la prolongation des horaires et d’autres initiatives) était une promesse phare de notre campagne de collecte de fonds. Les remoteLockers font partie de la solution. Le seul problème auquel nous faisons face est qu’ils sont tellement populaires que nous avons du mal à répondre à la demande. »

 

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