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La RFID dans les bibliothèques, partie n°1

La RFID dans les bibliothèques, partie n°1

Considerações para o investimento de uma biblioteca em tecnologia RFID

La bibliothèque est une institution libre qui aide les membres de la communauté à s’engager dans des activités d’apprentissage tout au long de leur vie. Elle est perçue comme un lieu sûr pour tous, indépendamment des origines sociales, culturelles et économiques. Chaque jour, les bibliothèques se voient confier la lourde tâche de créer des programmes, des partenariats, des campagnes de sensibilisation, des entreprises innovantes et des relations communautaires toujours plus pertinents. Les usagers des bibliothèques d’aujourd’hui apprécient les espaces innovants, le personnel compétent, les solides collections de ressources, le Wi-Fi gratuit et les ordinateurs en accès public. Considérées comme un centre d’apprentissage essentiel qui permet aux membres de la communauté de développer leurs connaissances par le biais de programmes, d’espaces et d’interactions élaborés avec soin, les bibliothèques doivent trouver des solutions garantissant la disponibilité du personnel pour accompagner les usagers.

Afin d’offrir des solutions positives à la fois à leurs usagers et à leur personnel, les bibliothèques recherchent des méthodes et des technologies leur permettant de faciliter leurs flux de travail et leurs processus. L’identification par radiofréquence (RFID, Radio Frequency Identification en anglais), technologie de pointe, est adoptée par de nombreuses bibliothèques à travers le monde pour optimiser la gestion de la circulation des documents et offrir à leurs usagers des expériences pratiques de libre-service.

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Les raisons d’adopter

Des bibliothèques de toutes tailles et de tous types ont mis en œuvre la technologie RFID depuis son adoption initiale en 1998. La technologie RFID aide les bibliothèques à optimiser la satisfaction de leurs usagers, l’efficacité des flux de travail de leur personnel et leur propre responsabilité budgétaire. Les raisons les plus fréquemment mentionnées par les responsables de bibliothèques pour justifier cet investissement sont les suivantes :

1. Satisfaction des usagers. Grâce à la technologie RFID, les livres et autres supports entrent et sortent plus facilement d’une bibliothèque. Les usagers peuvent par exemple emprunter plusieurs documents simultanément à une borne de libre-service équipée de cette technologie. Ils passent ainsi moins de temps à attendre que d’autres usagers terminent leurs propres transactions de libre-service ou que le personnel de la banque d’accueil finisse de s’occuper des usagers les précédant. De plus, il est avéré que, associée à des systèmes de manutention automatisés, la technologie RFID accélère le processus de retour en rayon des documents très demandés, et augmente la probabilité que ces documents soient rangés correctement, ce qui est à la fois plus commode et moins frustrant pour les usagers.

2. Productivité et satisfaction du personnel. La technologie RFID aide les bibliothécaires à se consacrer pleinement à leur métier. Cette technologie permet en effet d’automatiser les tâches les plus chronophages, comme les emprunts et les retours, la recherche des documents réservés ou perdus, ou encore le rangement. Cela crée des opportunités d’optimiser les services actuels et de promouvoir la mission de la bibliothèque. Dans de nombreuses bibliothèques, l’installation d’un système RFID a permis de diversifier les programmes et les partenariats afin de répondre aux besoins changeants d’une communauté spécifique.

La RFID est une mesure proactive, un investissement effectué aujourd’hui pour permettre de rester en adéquation avec les services demandés par les usagers.

open library interior with staff and patrons

Pour bien des usagers, l’interaction accrue avec le personnel de bibliothèque est l’avantage majeur de la RFID. Car lorsque les bibliothécaires passent moins de temps à des tâches manuelles routinières, ils peuvent accorder plus d’attention aux relations humaines et à l’expérience usager.

3. Santé du personnel. Beaucoup de bibliothécaires sont convaincus que les activités associées à la circulation accroissent le risque de troubles musculo-squelettiques. Ces activités incluent la manutention massive de livres, la désactivation et la réactivation des antivols. Si les systèmes RFID n’éliminent pas totalement ces activités, ils réduisent néanmoins considérablement la nécessité de manipulation des documents par les bibliothécaires. De nombreuses bibliothèques se sont ainsi tournées vers les systèmes RFID dans une optique de réduction des activités de manutention de documents susceptibles de causer de troubles musculo-squelettiques.

4. Responsabilité budgétaire. Pour beaucoup d’équipes de direction de bibliothèque, l’argument majeur en faveur RFID est que cette technologie permet un retour rapide sur investissement. Les systèmes RFID aident à maintenir les coûts en personnel constants et prévisibles. Ils contribuent également à réduire les coûts matériels liés aux documents perdus ou mal rangés. Avec la RFID les bibliothèques optimisent le classement des collections pour les mettre en adéquation avec la base informatique, maîtrisent le budget des acquisitions sans avoir à racheter inutilement les documents « perdus » dans les rayons, et se protègent de la sortie non correctement enregistrée des documents.

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Les raisons d’attendre

Beaucoup d’autres bibliothèques, si elles reconnaissent elles aussi les avantages de la technologie RFID, n’ont quant à elles pas encore décidé de l’adopter. Les raisons que les responsables de ces bibliothèques évoquent le plus fréquemment sont les suivantes :

1. Soucis de confidentialité. Pour certaines bibliothèques, les questions de confidentialité constituent la principale source d’inquiétude. Les usagers veulent être assurés que personne ne pourra suivre leurs activités personnelles à la bibliothèque par le biais de la RFID. Nous comprenons l’importance que les bibliothèques accordent à la vie privée de leurs usagers, et les systèmes RFID mis en œuvre dans les bibliothèques l’ont été dans le plus profond respect des normes.

Les étiquettes RFID utilisées dans les bibliothèques ne contiennent pas d’informations sur les usagers. Nos solutions RFID ne contiennent que des informations d’identifiant sur les documents et usagers ne pouvant être analysés sans le concours de la base informatique SIGB de votre bibliothèque. De plus nous respectons la réglementations RGPD pour la protection des données des utilisateurs. Avec des antennes haute puissance comme celles intégrées à notre portique RFID premium, les étiquettes sont lisibles à une distance de 91 à 152 cm. Il serait extrêmement difficile de lire ces étiquettes subrepticement au-delà de 183 cm.
En outre, les étiquettes RFID apposées sur les documents de bibliothèque sont passives, non alimentées ; elles n’émettent donc pas de signal. Pour qu’une étiquette RFID émette un signal, un lecteur réglé sur la fréquence de celle-ci, par exemple une borne d’emprunt en libre-service, doit être présent à proximité.

2. Budgets limités. Certaines équipes de direction de bibliothèque aiment l’idée d’installer un système RFID, mais préfèrent attendre un an ou deux avant d’effectuer cet investissement. Car c’est un fait : les bibliothèques ont des budgets limités et beaucoup de domaines d’investissement à considérer. Des fonds d’exploitation nécessaires au maintien ou au développement des programmes, des effectifs, des services et des collections aux fonds d’investissement immobilier nécessaires à la modernisation, à la rénovation ou à la construction d’établissements, les bibliothèques doivent réfléchir de façon stratégique à la répartition de leurs dépenses.

 

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Or, les systèmes RFID génèrent d’importantes économies et sont rentabilisés en quelques années, un investissement dans cette technologie se justifie à tout moment où une bibliothèque dispose de fonds suffisants.

Les économies rapides générées par cet investissement dans la RFID peuvent ensuite être affectées à d’autres domaines d’investissement. Lors d’un passage à la RFID, la plupart des bibliothèques retrouvent de nombreux documents qu’elles pensaient perdus ou volés, ce qui élimine le besoin de remplacer ces documents. L’utilisation de la technologie RFID optimise également la perception de la bibliothèque par la communauté, en la mettant en valeur comme un établissement moderne, innovant et « high-tech », qui investit pour améliorer l’expérience de ses usagers et concentre les efforts de son personnel sur l’interaction avec ses usagers.

3. Perturbations occasionnées. Certains bibliothécaires admettent qu’un système RFID serait une grande amélioration, avec des avantages évidents pour le personnel comme pour les usagers, mais pensent que le processus de conversion serait trop perturbateur ajouté aux autres changements déjà à l’œuvre dans l’établissement.

Pourtant, le passage à la RFID peut être aussi simple que rapide. Face à des systèmes plus performants, la plupart des utilisateurs ne remarqueront même pas qu’une transformation est en cours. Le processus de conversion est incroyablement rapide ; avec un peu de pratique, il est possible de convertir jusqu’à 450 documents par heure. Et pendant ce temps, les usagers peuvent toujours accéder aux rayons, sans pratiquement aucun dérangement.

 

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