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RFID em bibliotecas, parte I

Considerações para o investimento de uma biblioteca em tecnologia RFID

A biblioteca é uma instituição gratuita que ajuda os membros da comunidade a participarem de atividades de aprendizagem ao longo da vida e é considerada um local seguro para todos, independentemente de suas origens sociais, culturais e econômicas. As bibliotecas devem criar programas, parcerias, divulgação, inovação e conexões mais relevantes com a comunidade todos os dias. Os usuários da biblioteca de hoje desfrutam de espaços inspiradores, funcionários prestativos, coleções de recursos robustas, wi-fi gratuito e computadores de acesso público. Considerado um centro de aprendizagem essencial que permite que os membros da comunidade ampliem seu conhecimento por meio de programas, espaços e conexões humanas cuidadosamente elaborados, as bibliotecas precisam encontrar maneiras de garantir que o tempo de sua equipe seja focado nas áreas de maior impacto.

De modo a fornecer experiências positivas tanto para usuários quanto para funcionários da biblioteca, as bibliotecas procuraram métodos e tecnologias para automatizar seus fluxos de trabalho e processos. A principal tecnologia, a identificação por radiofrequência (RFID) é uma tecnologia que muitas bibliotecas em todo o mundo implementam para aumentar a eficiência da equipe e fornecer aos usuários uma experiência conveniente de autoatendimento. Para decidir se os resultados justificam um investimento em tecnologia RFID, o gerenciamento das bibliotecas deve considerar os benefícios para a biblioteca, para os funcionários e aos usuários da biblioteca, os custos a curto prazo e os argumentos para a introdução de novas tecnologias.

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Razões para adoção

Em 1998 foi onde a primeira biblioteca adotou a tecnologia RFID e deste então bibliotecas de todos os tipos e tamanhos vêm aderindo a esta tecnologia. A tecnologia RFID ajuda as bibliotecas a aprimorar a experiência do cliente e com isso aumentar sua satisfação, criar fluxos de trabalho eficientes para a equipe da biblioteca e a se tornar mais responsável fiscalmente. As razões mais comuns utilizadas pelas bibliotecas para realizarem este investimento estão detalhadas abaixo:

1. Satisfação do cliente. Livros e outros materiais entram e saem da biblioteca mais rapidamente com a tecnologia RFID. Por exemplo, os usuários da biblioteca podem verificar vários itens simultaneamente em uma unidade de saída automática equipada com tecnologia RFID. Isso significa que eles gastam menos tempo esperando que outros usuários concluam sua transação de autoatendimento ou aguardando que a equipe da biblioteca atenda as pessoas que estão em uma fila para empréstimos/devoluções. Quando a tecnologia RFID é combinada com sistemas automatizados de manuseio de materiais, é provado que a tecnologia RFID acelera o processo de colocação de novos itens ou de itens de alta demanda nas prateleiras, de forma mais rápida. Além disso, esses itens são mais propensos a serem arquivados com precisão, o que aumenta a conveniência do usuário e reduz a frustração.

2. Produtividade e satisfação da equipe. Com RFID, os bibliotecários podem fazer mais em menos tempo. Algumas das tarefas mais demoradas – entradas, retiradas, pesquisa de pendentes ou itens perdidos e gerenciamento de prateleiras – podem ser total ou parcialmente automatizadas com a tecnologia RFID. Isso abre oportunidades para melhorar os serviços atuais e promover a missão da biblioteca. Em muitas bibliotecas, a instalação de um sistema RFID permitiu que os bibliotecários criassem um conjunto mais diversificado de programas e parcerias para atender às necessidades em evolução de sua comunidade em particular.

Esse aumento na produtividade nem sempre é um benefício adicional; muitas vezes, é uma chance de retornar ao nível de serviço desfrutado pelos usuários antes que a circulação aumentasse e os orçamentos fossem reduzidos. Para outras bibliotecas, o RFID é um passo proativo, um investimento atual que garantirá serviço adequado se os níveis de pessoal não acompanharem os constantes aumentos de circulação.

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Para muitos usuários da biblioteca, o aumento da interação com a equipe da biblioteca é o maior benefício do RFID. Quando os bibliotecários gastam menos tempo com tarefas manuais, eles podem prestar mais atenção às conexões humanas e aprimorar a experiência com o cliente.

3. Saúde do pessoal. Muitos profissionais da biblioteca acreditam que as atividades de circulação aumentam a ocorrência de lesões por esforço repetitivo. Essas atividades incluem o manuseio em massa de livros, dessensibilizando e ressensibilizando materiais e abrindo caixas de mídia para verificar o conteúdo. Os sistemas RFID não eliminam totalmente essas atividades, mas reduzem drasticamente a necessidade de manipulação de itens pelos bibliotecários.

Algumas bibliotecas recorreram aos sistemas RFID como uma estratégia para reduzir o manuseio manual de materiais que podem levar a problemas repetitivos de estresse.

4. Responsabilidade Fiscal. Para muitas diretorias de bibliotecas, o argumento mais forte para investir em RFID é que o investimento com esta tecnologia, normalmente pago em dois ou três anos. Quando existe aumento na circulação, os sistemas RFID podem ajudar a manter os custos com pessoal constantes e previsíveis. Os custos com materiais, normalmente relacionados a perda de itens ou colocação incorreta dos mesmos, podem ser reduzidos. Em várias bibliotecas que implementaram o programa de gerenciamento de prateleiras RFID pela primeira vez, localizaram milhares de itens “perdidos”, ou seja, foram capazes de recuperar seu patrimônio. Os sistemas de segurança RFID reduzem a perda de materiais – uma enorme despesa contínua para as bibliotecas – e garantem que os itens sejam corretamente verificados. Após o investimento ter sido recuperado, os sistemas RFID continuam gerando benefícios por 10 anos ou mais.

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Razões para esperar

A maioria dos sistemas de bibliotecas reconhece os benefícios do RFID, mas ainda não decidiu implementar a tecnologia. Algumas das razões mais comuns estão detalhadas abaixo:

1. Preocupações com a privacidade. Para alguns, os problemas de privacidade são vistos como a principal preocupação. As pessoas querem garantias de que ninguém será capaz de rastrear sua atividade pessoal na biblioteca através de RFID. Entendemos a importância que as bibliotecas têm com a privacidade de seus usuários, e a adoção da tecnologia RFID em bibliotecas foi implementada com compromisso total do setor garantindo a privacidade do cliente.

As etiquetas RFID usadas nas bibliotecas não contêm informações do usuário. Elas contêm apenas as identificações de código de barras de itens e informações relacionadas à biblioteca para cada etiqueta, o que significa que a privacidade do usuário não pode ser comprometida. Além disso, as etiquetas RFID de alta frequência usadas nos itens de bibliotecas não podem ser lidas a mais de 18 a 24 polegadas de uma antena de leitura. Com antenas de alta potência especializadas e maiores, como as encontradas em nossos portões premium RFID, as etiquetas podem ser lidas em um intervalo de 3 a 5 pés.
Além disso, as etiquetas RFID aplicadas aos materiais da biblioteca são passivas e não são energizadas – elas não emitem sinal. Um leitor sintonizado na frequência da etiqueta RFID, tal como uma unidade de saída automática, deve estar presente para que a etiqueta emita um sinal.

2. Despesa. Algumas diretorias de bibliotecas gostam da ideia de instalar um sistema RFID, mas querem esperar por mais um ano (ou dois) antes de fazer o investimento. A realidade é que as bibliotecas precisam trabalhar dentro de orçamentos limitados e têm muitas áreas de investimento a serem consideradas. Desde a operação de fundos para manutenção ou a expansão de programas da biblioteca, contratação de pessoal, serviços e cobranças, até fundos de capital para atualização, renovação ou construção de novas instalações de bibliotecas, as bibliotecas precisam pensar estrategicamente sobre como gastam seu dinheiro. Algumas bibliotecas optam por esperar pela implementação de RFID.

Como os sistemas RFID geram economias significativas nas despesas operacionais da biblioteca e se pagam em apenas alguns anos, um investimento em RFID pode ser justificado sempre que uma biblioteca puder adquirir o financiamento.

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Um investimento em RFID gera rapidamente economias, que podem ser aplicadas em áreas adicionais de necessidade de investimento. Durante uma conversão de RFID, a maioria das bibliotecas encontra muitos itens que se acredita serem perdidos ou roubados, reduzindo a necessidade de substituição desses itens. A utilização da tecnologia RFID também melhora a percepção da comunidade, mostrando a biblioteca como um estabelecimento moderno, inovador e de alta tecnologia que investe na melhoria da experiência geral do usuário e concentra sua equipe nas interações pessoais.

3. Ruptura. Ocasionalmente, um bibliotecário reconhecerá que um sistema RFID seria uma grande melhoria, com benefícios óbvios para a equipe e usuários, mas acha que o processo de conversão seria muito prejudicial, além de outras alterações na biblioteca que já estão em andamento.

A conversão para RFID pode ser rápida e indolor. Com os sistemas mais eficientes, a maioria dos usuários nem nota que a conversão está ocorrendo porque apenas um livro ou item é removido da prateleira de cada vez. Nestes sistemas, um carrinho é posicionado no corredor entre as prateleiras. Funcionários, ou voluntários, trabalham item por item, convertendo de códigos de barras para RFID. O processo é surpreendentemente rápido; com um pouco de prática, até 450 itens podem ser convertidos por hora. Enquanto isso, os usuários ainda podem acessar as prateleiras e não sentem praticamente nenhum inconveniente.