使用“open+ 访问”可让乡村社区获得公平访问的机会。

汉密尔顿公共图书馆的标志
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挑战

加拿大安大略省的汉密尔顿公共图书馆需要一种方法为其最小的乡村分馆提供公平服务。由于预算限制,为 2,500 位顾客服务的 Freelton 分馆每周仅开放 17 小时,因此,馆藏图书、计算机和社区会议室等宝贵资源在大部分时间都处于闲置状态。

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解决方案

汉密尔顿实施了 Bibliotheca 的“open+ 访问”,这是一个综合系统,让图书馆可以提供更灵活的开放时间,扩大社区访问。

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结果

汉密尔顿公共图书馆能够将 Freelton 的开放时间从每周 17 小时增加到 60 小时。他们发现图书馆使用率增长 100%,活动参与率增长 300%。他们目前正在另一家乡村图书分馆实施“open+ 访问”。

汉密尔顿公共图书馆:使用“open+ 访问”可让乡村社区获得公平访问的机会

安大略省汉密尔顿市是加拿大安大略湖最西端的一座港口城市。汉密尔顿位于金马蹄地区,是安大略省最大的城市之一,共有 70 万居民。汉密尔顿公共图书馆共有 22 座分馆,服务范围达 439 平方英里。

开放时间有限 = 使用和影响受限

与许多大型图书馆系统一样,汉密尔顿公共图书馆在市区、郊区和乡村社区均设有分馆。市中心的大型分馆为成千上万客户服务,而较小的乡村图书分馆的服务人数仅为前者的几分之一。Freelton 是汉密尔顿最北端的分馆,服务社区仅 2,500 人。维持仅为少数人口服务的分馆绝非易易事。

图书馆馆长兼首席执行官 Paul Takala 说:“过去,为管理资源,我们的乡村分馆不得不只开放有限的时间。同许多乡村分馆一样,Freelton 分馆每周仅开放 17 小时。”

Freelton 分馆每周有几天是下午 2 点至下午 5 点开放,其他日子是下午 4 点至晚上 8 点开放。有限的开放时间并不总能给社区带来便利,馆藏图书、计算机和空间等宝贵资源在一天中的大部分时间都处于闲置状态。

open+ 等于开门服务

为了延长 Freelton 的开放时间,更好地满足社区需求,2017 年秋,汉密尔顿决定试用 Bibliotheca 的“open+ 访问”。

open+ 访问”解决方案让图书馆可以通过一个有效的中央管理中心实现对图书馆的访问、安全自动化的高效管控。它与现有的 ILS 和图书馆解决方案无缝集成,让图书馆可以轻松设置开放时间,监控图书馆内活动,控制公共广播公告等。

必须稍微更新分馆,方可实施 open+。Freelton 这个小型图书馆新配备了 selfCheck 1000安全门。明确划分了公共区域和员工区域。汉密尔顿与 Bibliotheca 和图书馆的独立安全团队合作,规定了其安保摄像头的规格和位置,确保图书馆的任何角落均可看到。

技术配置到位后,汉密尔顿便开始注册新图书馆服务。

Freelton 和 Waterdown 分馆经理 Dawna Wark 说:“我们制定了一种条款和条件形式,与我们的创客空间的形式类似。我们希望人们知道,如果他们想利用这项服务,就需要承担某些责任。”

数字技术团队增强了 ILS,让客户可以选择加入该服务。授予权限后,客户即可在延长的开放时间内使用其借阅证访问分馆。

数字技术和创作总监 Sherry Fahim 说:“对新客户而言,选择加入只是完成预先注册的一部分。选择加入还需要工作人员进入其帐户更新权限,这是图书馆董事会流程的重要部分。它建立了更高级别的问责制——比仅仅拥有借阅证更为具体。”

降低风险在获得图书馆董事会和员工认可方面发挥了关键作用。除了要求客户注册使用延长开放时间服务之外,汉密尔顿还进行了全面风险评估,预先为所有可能的风险场景寻找解决方案。他们安装了额外的不间断电源,以便在停电时确保供电。他们甚至设置了一些机制,如果有人在卫生间用时过长,则会通知中央分馆前往提供帮助。

别搞错了,这可不是一座无人值守的图书馆

Takala 很快指出,尽管“open+ 访问”让 Freelton 分馆可以在没有现场工作人员的情况下延长开放时间,但图书馆现在不是、将来也不会无人值守。

“Freelton 现在每周开放 60 小时。有些时间段我们有工作人员在场;其他时间段我们会提供远程支持。”

图书馆的视频电话线与中央分馆连接,可以在延长的开放时间内为 Freelton 客户提供支持。视频电话会将分馆连接到中央图书馆中的两个不同位置,确保始终有人接听电话。远程支持工作人员会记录他们接听的每个电话。尽管如此,但很少有人拨打电话。

Fahim 说:“自启动试点以来,我们很少接到电话。由于社区光纤故障,我们有过一次中断,那完全超出了我们的控制范围。然后接到了一个电话,客户想要解锁 DVD 盒。我们得知该信息后,制作了更明显的标牌来帮助客户找到解锁站。”

尽管社区最初担心新技术会导致图书馆工作人员失业,但 Takala 表示事实正好相反。

“图书馆董事会承诺,我们不会使用该模式来减少有人值守的时间,我们也绝不会全天开放,除非工作人员当天可以在图书馆提供服务,以确保一切完好无损并处理好保留书目。使用 open+ 之前,Freelton 有人值守的时间是每周 17 小时;现在是每周 24 小时,因此,有人值守的时间其实是增多了。”

短短五个月内,图书馆使用率增长 19%

现在,客户可访问 Freelton 分馆的时间为周一至周四上午 9 点至晚上 8 点,周五和周六上午 9 点至下午 5 点。当工作人员下午到达图书馆时,他们会发现馆内已有客户在使用计算机、利用当地最稳定的 Wi-Fi 或看书。

在前五个月中,Freelton 的使用率增长了 19%;一年后,图书馆使用率激增 100%。流通量也有所增长,大门计数和计算机使用率也都增长了近 50%。有趣的是,图书馆不只在延长的开放时间内使用增多,Freelton 的活动参与率也增长了 300%。简而言之,图书馆访问更为方便,因此社区的参与度也有所提高。

Takala 说:“过去 15 年中,我们不得不关闭了许多乡村分馆。但是,如果我们能够以一种财政责任的方式,促进社区使用分馆,分馆就不必关闭。事实上,由于现在的均衡已截然不同,现在还需要考虑开设新馆。”

整个市议会都热情拥抱 open+。Takala 解释道:“在这个故事中,甚至市议员也对此表示支持,尽管他们所在的区域并未使用它。他们看到图书馆在继续创新并提供社区价值。此外,我们都在制定一个图书馆的预算——如果我们一个图书馆的预算明智合理,那它就还可用于更多图书馆。”

扩大延长访问:open+ 和汉密尔顿公共图书馆的未来

2019 年 4 月,汉密尔顿公共图书馆向董事会提交了一份有关其 open+ 试点项目的报告。简而言之,报告表示该项目取得了巨大成功。继 Freelton 的 open+ 试行成功后,汉密尔顿公共图书馆又在同样为乡村社区服务的 Lynden 分馆实施了该服务。

此外,Greensville 新分馆的建设即将竣工。该馆所在的综合大楼中将设有小学和社区活动室,还有宽阔的室外空间,因此,这里将成为该乡村社区的中心。新建筑的设计从一开始就考虑了 open+。Takala 及其团队的设想是,傍晚时分,一家人来到学校,顺便到图书馆看看书或使用 Wi-Fi。

尽管汉密尔顿的首要任务是确保其所有乡村分馆都能便捷访问,但 Takala 认为,在其他模式中,open+ 也有施展空间。他想在市区的图书馆将开放时间延长至深夜,用作当地学生的自习室。

“目前,我们的延长开放时间是在中央分馆闭馆时结束。未来,我们可以让一个小型远程支持团队工作到午夜,让自习室可以继续开放。随着访问增多,我相信图书馆将成为高中日常作业的重要组成部分。”

汉密尔顿是加拿大第一家启用 open+ 的图书馆,Takala 为想要效仿的图书馆提供了建议。

他说:“在这个过程中,信任是最重要的。在开放之前,我们必须确保所有部分都准备就绪。董事会保证,他们使用该服务是为扩大访问而非减少员工,这样的保证大有帮助。另外,我们走在前列,为此必须加倍努力。随着越来越多图书馆开始使用该服务,一切只会越来越容易。我认为,在其他地方复制的成功机会很大,而且我们一定会复制。open+ 将钥匙交还给了社区——最先为图书馆提供资金的人们。”

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