open+ kommt in 33 Hamburger Stadtteilbibliotheken zum Einsatz und hat die Öffnungszeiten um bis zu 233 % erweitert

Die Bücherhallen Hamburg setzen an allen Zweigstellen open+ ein

Als erste Bibliothek Deutschlandes boten die Bücherhallen Hamburg 2014 ihren Mitgliedern an einer Zweigstelle – der Stadtbibliothek Finkenwerder – unbesetzte und damit längere und flexiblere Öffnungszeiten an. Die open+-Lösung kommt weltweit in rund 1000 Bibliotheken zum Einsatz. Viele von ihnen sind bis zu 25 % der Zeit unbesetzt.

Carolin Rohrßen, die Leiterin der Organisations- und IT-Abteilung der Bücherhallen Hamburg, hatte diese Entwicklung genau verfolgt und sah den Erfolg von open+ in anderen Ländern als Vorbild für Deutschland. „Wir führten 2014 als erste Bibliothek Deutschlands open+ ein. Seither ist diese innovative Lösung ein nicht mehr wegzudenkender Service an allen unseren Standorten, der von unseren Benutzern hervorragend angenommen wird“, erzählt sie. 

Angesichts des Erfolgs der Stadtteilbibliothek in Finkenwerder beschlossen die Bücherhallen Hamburg, auch alle anderen Zweigstellen sowie die Zentralbibliothek mit open+ auszustatten.

Ein schon lange ersehnter Service

Die Bücherhallen Hamburg begrüßen jährlich 4,8 Millionen Besucher. Damit sind sie die beliebteste Kultureinrichtung der Hansestadt und das größte kommunale Bibliothekssystem Deutschlands. Jährlich werden mehr als 13 Millionen Medien ausgeliehen. Der Bestand umfasst mehr als 1,7 Millionen physische Medien in über 30 Sprachen sowie 98.000 digitale Titel. Die Bibliothek ist mit modernster Technik ausgestattet – kostenloses WLAN, PC-Workstations und moderne Software sind in allen 33 Zweigstellen Standard. Die Gruppenarbeitsräume werden sehr gerne von Lerngruppen und Diskussionsrunden genutzt. Mit ihren über 18.000 Veranstaltungen im Jahr sprechen die Bücherhallen Hamburg Menschen mit den unterschiedlichsten Interessen an. Für die zukunftsorientierte Bibliothek war die Entscheidung, die Öffnungszeiten zu verlängern, nur ein logischer Schritt.

„Bei einer Befragung unserer Mitglieder erfuhren wir, dass längere und flexiblere Öffnungszeiten ihr größter Wunsch waren“, erzählt Carolin Rohrßen.

Wie funktioniert open+?

open+ ist ein umfassendes System mit Zugangsmodulen, Lautsprechern für vorprogrammierte Durchsagen, Überwachungskameras und einem Controller – dem Herzstück des Systems. Er steuert die gesamte Infrastruktur und ist mit den Bibliotheksgeräten integriert, sodass das System aus der Ferne gesteuert werden kann.

Während der unbesetzten Öffnungszeiten können die Benutzer das Gebäude mit ihrem Bibliotheksausweis betreten. Die Bibliothek funktioniert während dieser Zeit vollständig autonom und die Besucher können alle Dienstleistungen wie gewohnt nutzen. Sie können Medien an den selfChecks-Terminals ausleihen und zurückgegeben, an den Bezahlstationen Gebühren bezahlen, den Bibliothekskatalog durchsuchen, ihr Konto verwalten und ins Internet gehen. Wenn die Bibliothek tagsüber stundenweise in den open+-Modus umschaltet, hat dies keinerlei Auswirkung auf die Besucher, da sie alle Geräte zur Selbstverbuchung weiter benutzen können.

Bis zu 233 Prozent länger geöffnet

Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Benutzer können ihre Bibliothek besuchen, wann es am besten in ihren Zeitplan passt. Und die Mitarbeitenden können sich während der open+-Zeiten anderen wichtigen Aufgaben widmen.

Sowohl die Mitarbeitenden als auch die Besucher nahmen die open+-Technologie schnell an, sodass sie nach dem ersten Rollout 2017 an immer mehr Zweigstellen in Betrieb genommen wurde. 2023 waren dann alle 33 Zweigstellen und die Zentralbibliothek mit der open+-Lösung ausgestattet.

Die Stadtteilbibliothek Finkenwerder konnte ihre ursprünglichen Öffnungszeiten von zwölf auf 40 Stunden pro Woche verlängern, das entspricht einer Steigerung von 233 Prozent seit der Einführung der Lösung. Die Bibliothek in Horn befindet sich in einem Einkaufszentrum. Sie war früher nur 31 Stunden pro Woche geöffnet und konnte dank open+ vier weitere Stunden hinzufügen.

Nach Abschluss des Gesamtprojektes sind einige Stadtteilbibliotheken sogar von 7 Uhr bis 22 Uhr geöffnet. Hinzu kam später auch die Sonntagsöffnung, die für viele Familien, Studierende sowie Singles ein wunderbares Angebot am Wochenende ist.

Projektmanagement & Kommunikation

Die Ausstattung einer Open Library ist eine komplexe Angelegenheit, die ein differenziertes und professionelles Projektmanagement erfordert. Neben der Installation des open+-Systems wurden neue Sicherheitsvorkehrungen für die Bibliotheksräume und -geräte umgesetzt. Die Alarmanlage und die Beleuchtung wurden so programmiert, dass sie sich im richtigen Moment automatisch ausschalten. Zudem musste die Bibliothek klar kommunizieren, dass es während der open+-Öffnungszeiten eine Kameraüberwachung geben würde.

„Wir änderten die Öffnungszeiten in kleinen Schritten, zunächst nur wenige Stunden oder Tage. Die rechtzeitige, offene Kommunikation der Änderungen – sowohl intern als auch extern – war extrem wichtig“, erzählt Carolin Rohrßen. Für die Besuchenden wurden entsprechende Flyer und Plakate zur Information in den Bibliotheken verteilt. Aber auch intern mussten die Mitarbeitenden mit ins Boot geholt werden.  Eine offene, einfühlsame Kommunikation und der Blick auf den Erfolg anderer Bibliotheken zerstreuten einige Sorgen schnell.

„Unsere Mitglieder freuten sich sehr über die stark erweiterten Öffnungszeiten und die Besucherzahl nimmt stetig zu“, freut sich Carolin Rohrßen. „Im Gegensatz zur Entwicklung in vergleichbaren Bibliotheken sind in den Hamburger Staddteilbibliotheken immer mehr Medien im Umlauf. Das liegt definitiv an den längeren Öffnungszeiten.“

Die Vision wurde Wirklichkeit

Die Bücherhallen Hamburg haben sich in diesem Gesamtprozess von 2014 bis 2023 zu einem zentralen und unverzichtbaren Kultur- und Bildungsangebot in der Hansestadt Hamburg entwickelt. Als Vorreiter in Deutschland teilen die Projektverantwortlichen weiterhin ihre Erkenntnisse und begleiten andere Bibliotheken auf einem ähnlichen Weg.