open+ kommt in 8 Stadtteilbibliotheken zum Einsatz und hat die Öffnungszeiten teilweise um 233 % verlängert

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Die Herausforderung

Die Besucher der Hamburger Bücherhallen wünschten sich längere Öffnungszeiten – und bekamen sie.

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Die Lösung

Mit open+ von Bibliotheca führte Hamburg an verschiedenen Stadtteilbibliotheken schrittweise unbesetzte Öffnungszeiten ein.

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Das Ergebnis

Hamburg bietet nun an 8 seiner Stadtteilbibliotheken unbesetzte Öffnungszeiten an. Einige Zweigstellen sind bis zu 233 % länger geöffnet und die Benutzer sind begeistert.

Die Bücherhallen Hamburg setzen an immer mehr Zweigstellen open+ ein

Im Dezember 2014 wurden die Bücherhallen Hamburg zu ersten Bibliothek Deutschlands, die ihren Mitgliedern an einer Zweigstelle – der Stadtbibliothek Finkenwerder – unbesetzte und damit längere und flexiblere Öffnungszeiten anbietet. Die open+-Lösung kommt schon seit über einem Jahrzehnt in zahlreichen europäischen Ländern zum Einsatz. Viele von ihnen sind bis zu 25 % der Zeit unbesetzt. Carolin Rohrßen, die Leiterin der Organisations- und IT-Abteilung der Bücherhallen Hamburg, hatte diese Entwicklung genau verfolgt und sah den Erfolgt von open+ in anderen Ländern als Vorbild für Deutschland.

„Wir führten 2014 als erste Bibliothek Deutschlands open+ ein. Seither ist diese innovative Lösung ein toller Zusatzservice für den Stadtteil, der von unseren Benutzern sehr gut angenommen wird“, erzählt sie. 

Angesichts des Erfolgs der Stadtteilbibliothek in Finkenwerder beschlossen die Bücherhallen Hamburg, auch anderen Zweigstellen mit open+ auszustatten.

Ein schon lang ersehnter Service

Die Bücherhallen Hamburg begrüßen jährlich 4,8 Millionen Besucher. Damit sind sie die beliebteste Kultureinrichtung der Hansestadt und das größte kommunale Bibliothekssystem Deutschlands. Jährlich werden mehr als 13 Millionen Medien ausgeliehen. Der Bestand umfasst mehr als 1,7 Millionen physische Medien in über 30 Sprachen sowie 98.000 digitale Titel. Die Bibliothek ist mit modernster Technik ausgestattet – kostenloses WLAN, PC-Workstations und moderne Software sind in allen 33 Zweigstellen Standard. Die Gruppenarbeitsräume werden sehr gerne von Lerngruppen und Diskussionsrunden genutzt. Mit ihren über 13.000 Veranstaltungen im Jahr sprechen die Bücherhallen Hamburg Menschen mit den unterschiedlichsten Interessen an. Für die zukunftsorientierte Bibliothek war die Entscheidung, die Öffnungszeiten zu verlängern, nur ein logischer Schritt.

„Bei einer Befragung unserer Mitglieder erfuhren wir, dass längere und flexiblere Öffnungszeiten ihr größter Wunsch waren“, erzählt Carolin Rohrßen.

Wie funktioniert open+?

open+ ist ein komplettes System mit Zugangsmodulen, Lautsprechern für vorprogrammierte Durchsagen, Überwachungskameras und einem Controller – dem Herzstück des Systems. Er steuert die gesamte Infrastruktur und ist mit den Bibliotheksgeräten integriert, sodass das System aus der Ferne gesteuert werden kann.

Während der unbesetzten Öffnungszeiten können die Benutzer das Gebäude mit ihrem Bibliotheksausweis betreten. Die Bibliothek funktioniert während dieser Zeit vollständig autonom und die Besucher können alle Dienstleistungen wie gewohnt nutzen. Sie können Medien an den selfChecks-Terminals ausleihen und zurückgegeben, an den Bezahlstationen Gebühren bezahlen, den Bibliothekskatalog durchsuchen, ihr Konto verwalten und ins Internet gehen. Wenn die Bibliothek tagsüber stundenweise in den open+-Modus umschaltet, hat dies keinerlei Auswirkung auf die Besucher, da sie alle Geräte zur Selbstverbuchung weiter benutzen können.

Bis zu 233 Prozent länger geöffnet

Die Vorteile liegen auf der Hand. Die Benutzer können ihre Bibliothek besuchen, wenn es am besten in ihren Zeitplan passt, und die Mitarbeitenden können sich während der open+-Zeiten anderen wichtigen Aufgaben widmen.

Sowohl die Mitarbeitenden als auch die Besucher nahmen die open+-Technologie schnell an, sodass sie nach 2017 auch noch an weiteren Zweigstellen in Betrieb genommen wurde, konkret in den Bibliotheken in Niendorf, Horn, Volksdorf, Osdorfer Born und Winterhude. Im Jahr 2019 konnten außerdem Lokstedt und Steilshoop ihre Öffnungszeiten verlängern und dieses Jahr und 2022 werden elf weitere Zweigstellen folgen.

Die Stadtteilbibliothek Finkenwerder öffnet mittwochs und samstags ganztags sowie an zwei weiteren Tagen vormittags und mittags für einzelne Stunden im open+-Modus. Die Bibliothek konnte ihre ursprünglichen Öffnungszeiten von zwölf auf 40 Stunden pro Woche verlängern, das entspricht einer schrittweisen Steigerung von 233 Prozent seit der Einführung der Lösung.

Die Bibliotheken in Horn und Niendorf befinden sich in einem Einkaufszentrum. Die Bibliothek in Horn war früher nur 31 Stunden pro Woche geöffnet und konnte dank open+ vier weitere Stunden hinzufügen. Statt von 10:00 bis 18 Uhr ist sie jetzt von 9:00  bis 20:00 Uhr geöffnet. De Bücherhallen Hamburg versuchen generell, ihre Öffnungszeiten zu verlängern und alle Zweigstellen montags bis Samstag von 8 bis 20 Uhr zu öffnen.

In Niendorf war die Situation vor der Verdopplung der Öffnungszeiten ganz ähnlich. Die Bibliothek in dem Ort schaffte es im April 2018 als erste Zweigstelle, montags bis samstags von 8 bis 20 Uhr zu öffnen. Um selbst während der ruhigen Zeiten ihren Service anbieten zu können, öffnet die Bibliothek 36 Stunden regulär und 36 Stunden im open+-Modus.

Zielgerichtetes Projektmanagement

Die Ausstattung einer offenen Bibliothek ist eine komplexe Angelegenheit, die ein differenziertes und professionelles Projektmanagement erfordert. Neben der Installation des open+-Systems mussten neue Sicherheitsvorkehrungen für die Bibliotheksräume und -geräte umgesetzt werden. Die Alarmanlage und die Beleuchtung mussten programmiert werden, damit sie sich im richtigen Moment automatisch ausschalten. Zudem musste die Bibliothek klar kommunizieren, dass es während der open+-Öffnungszeiten eine Kameraüberwachung geben würde.

„Wir änderten die Öffnungszeiten in kleinen Schritten, zunächst nur wenige Stunden oder Tage. Die rechtzeitige, offene Kommunikation der Änderungen – sowohl intern als auch extern – war extrem wichtig“, erzählt Carolin Rohrßen. Die Bibliothek verteilte Flyer und hängte Plakate auf, um ihre Benutzer über die Änderung der Öffnungszeiten zu informieren.

Aber auch intern mussten die Mitarbeitenden mit ins Boot geholt werden. Einige befürchteten, dass durch die Umstellung Stellen gestrichen oder Gehälter gekürzt werden könnten. Eine offene, einfühlsame Kommunikation und der Blick auf den Erfolg anderer Bibliotheken zerstreuten diese Sorgen jedoch schnell.

„Unsere Mitglieder freuten sich sehr über die zusätzlichen Öffnungszeiten und die Besucherzahl nimmt stetig zu“, freut sich Carolin Rohrßen. „Im Gegensatz zu Entwicklung in vergleichbaren Bibliotheken sind in Finkenwerder immer mehr Medien im Umlauf. Und das liegt definitiv an den längeren Öffnungszeiten.“

Die Vision

Die Bücherhallen Hamburg prüfen weiterhin, welche Rolle open+ in ihren übrigen Zweigstellen spielen könnte. Die Bibliothek überlegt unter anderem, auch am Sonntag zu öffnen. Dieser Schritt würde die Position der Bücherhallen Hamburg als Vorreiter unter den deutschen Bibliotheken definitiv weiter festigen.

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