Sortierung von Bibliotheksmedien über mehrere Etagen hinweg mit den flex transportationSystems.

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Die Herausforderung

Das AMH-System (automatisches Materialhandling) mit 4 Behältern in der Zentralbibliothek Frankfurt konnte nicht mehr mit den Anforderungen und dem Wachstum der Einrichtung Schritt halten, weshalb die Bibliothek darüber nachdachte, eine grße Sortieranlage zu installieren. Das Hauptgeschoss bot jedoch nicht genügend Platz dafür.

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Die Lösung

Die Bibliothek entschied sich schließlich für eine individuelle Rückgabe- und Sortierlösung. Sie besteht aus einer Hauptsortiereinheit im Erdgeschoss für die reservierten Medien und einem Förderband und Aufzug, der alle anderen Materialien in den geräumigen Kellerraum transportiert, wo sie in 16 Behälter sortiert werden.

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Das Ergebnis

Durch das neue System konnte die Bibliothek so viele Arbeitsstunden einsparen, dass sie ihre Öffnungszeiten verlängern konnte. Und sie hat eine spannende Attraktion für ihre Besucher dazugewonnen: Durch Glasfenster können sie die Sortieranlage in Aktion beobachten.

Zentralbibliothek Frankfurt optimierte Abläufe mit zentraler Sortierung

Frankfurt ist eine der größten Städte Deutschlands, die schon seit Jahren sehr schnell wächst. Die Stadtbücherei ist zweifelsohne ein Dritter Ort für Ihre Benutzer. Mit über 1,5 Millionen Besuchern pro Jahr gehört sie zu den beliebtesten Einrichtungen der Stadt. Sie hat 18 Zweigstellen und zwei Bücherbusse. Ihr Bestand umfasst 600.000 physische Medien und 170.000 elektronische Titel. Dazu gehört alles von Büchern, CDs/DVDs, Zeitschriften und elektronischen Medien bis hin zu Spielen und Notenblättern. Letztes Jahr wurden über 2,5 Millionen physische Titel ausgeliehen und der Bestand wächst jedes Jahr um mehr als 50.000 Medien.

Insgesamt umfasst der Bestand der Zentralbibliothek und der Musikbibliothek in der Hasengasse 186.000 Medien. Die Bibliotheken wurden 2017 mehr als 515.000 Mal besucht. Seit ihrem Umzug in die Hasengasse im Jahr 2007 ist die Zentralbibliothek ein unverzichtbarer kultureller Treffpunkt sowie ein großzügig gestalteter Lern- und Veranstaltungsort für die Menschen der Stadt. Vor dem Einzug wurde das Gebäude der ehemaligen Zentralbank komplett saniert und modernisiert. Getreu dem Motto „Wir öffnen Räume und Horizonte“ entstand ein frisches, helles und modernes Raumkonzept, das als „Oase in der Hektik des Alltags und als Ort für Begegnung und Dialog“ dient. Im Zuge der Sanierung wurde auch die Bibliothekstechnologie modernisiert und der Bestand auf RFID umgestellt.

Moderne Rückgabe und Sortierung

Im August 2017 installierte die Zentralbibliothek eine neue, komplexe Anlage für die Rückgabe, den Transport und die Sortierung von Medien. Sie besteht aus zwei Rückgabestellen mit 2-Wege-Sortierung im Erdgeschoss und einer Sortieranlage mit 16 Behältern im Untergeschoss. Die beiden Etagen sind mit einem Aufzug verbunden. Eine der Rückgabestationen befindet sich im Foyer, die durch die elektronischer Zugangskontrolle unabhängig von den Öffnungszeiten von 6 Uhr morgens bis Mitternacht zugänglich ist. Die andere Station befindet sich im Inneren der Bibliothek.

„Die Installation eines größeren Rückgabesystems war ein wichtiger Schritt hin zu einem besseren Service für unsere Benutzer“, erzählt Dr. Sabine Homilius, Leiterin der Stadtbücherei Frankfurt.

Die RFID-Rückgabe war nichts Neues für die Zentralbibliothek, da sie bereits 2009 außen eine Rückgabestation mit einem automatischen Materialhandlingsystem mit 4 Behältern installiert hatte. Über die Jahre nahm die Nachfrage jedoch stetig zu und übertraf schließlich die Kapazitäten des ursprünglichen Systems. Am Ende war der Zeitaufwand für die Entleerung der sich schnell füllenden Behälter genauso groß wie die Zeitersparnis durch die Sortieranlage. Die Benutzer können nämlich auch Medien von den Stadtteilbibliotheken zurückgeben und nutzen diese Möglichkeit sehr gerne.

„Ursprünglich fiel die Entscheidung für das neue System, weil das alte regelmäßig an seine Kapazitätsgrenzen stieß. Wir mussten auf die steigende Nutzung reagieren und eine geeignete Lösung finden“, erinnert sich Dr. Sabine Homilius.

Horizontale und vertikale Beförderung in einem System

Bei der Planung wurde schnell klar, dass die große Menge der Materialien eine Anlage erforderte, die unmöglich in den Eingangsbereich im Erdgeschoss passen würde. Gemeinsam mit den Architekten und den Projektmanagern von Bibliotheca plante die Bibliothek daher bauliche Veränderungen und eine zweigeschossige Anlage. Dadurch gewann sie viel Platz im Eingangsbereich: Ein Aufzug transportiert die Medien jetzt vom Erdgeschoss in einen viel größeren Sortierraum im Keller.

Die Vorteile liegen auf der Hand. Erstens findet der Großteil der aufwändigen Sortierarbeit im Keller statt, sodass im Eingangsbereich jetzt mehr Platz für andere Nutzungszwecke verfügbar ist. Zweitens sind die Räume im Untergeschoss so groß, dass ein System installiert werden konnte, das mit den Anforderungen der Bibliothek mitwachsen kann. Durch sein modulares Design kann es in Zukunft nach Belieben ohne viel Aufwand erweitert werden.

Ein weiteres Problem war der Umstand, dass das Foyer niedriger als der Hauptteil des Gebäudes liegt. Dadurch muss auf einer Strecke von gerade einmal 1,4 Metern ein Höhenunterschied von fast einem halben Meter überwunden werden. Die Materialen werden daher zunächst mit einem speziellen Förderband zur zentralen Rückgabe im Erdgeschoss transportiert. Hier werden die reservierten Medien direkt in einen Behälter sortiert und alle anderen Materialien werden in den Aufzug geschoben und zum Förderband im Untergeschoss transportiert, wo sie in einen von 16 Behältern einsortiert werden. Hier haben die Mitarbeitenden zudem die Möglichkeit, Medien manuell zurückzugeben.

Bei der Renovierung des Untergeschosses wurden vor allem nicht tragende Wände und Türen versetzt, um so viel Platz wie möglich zu gewinnen. Im Erdgeschoss entstand eine kleine Öffnung für den Aufzug. Damit die Benutzer das Foyer auch außerhalb der Öffnungszeiten betreten können, installierte die Bibliothek ein elektronisches Zugangsmodul, das den Bibliotheksausweis der Benutzer scannt.

Großartige Leistung

Wenn beide automatischen Rückgabestationen genutzt werden, kann das Transportsystem 820 Medien pro Stunde bearbeiten und sortieren. Aktuell bearbeitet es in der Woche rund 1.200 Rückgaben pro Tag. Die Programme der Bibliothek ziehen zahlreiche Besucher an, die dann auch gleich alte Medien zurückgeben und neue ausleihen. Das neue System ist nicht nur groß genug für die aktuellen Abläufe, sondern hat auch noch freie Kapazitäten für zukünftige Anforderungen. Die Rückgabe ist jetzt sogar an Feiertagen problemlos möglich, ohne dass an diesen Tagen die Behälter geleert werden müssen.

Fazit

Im Jahr 2017 stieg die Besucherzahl der Zentralbibliothek um mehr als 3 %. Jedes Jahr finden hier mehrere hundert Weiterbildungskurse, Lesungen, Vorträge und Diskussionen statt. Sie sind sehr beliebt und sprechen ein breites Spektrum an Besuchern an. Durch diese stetig hohe Zahl an Besuchern ist es extrem wichtig, dass das Rückgabesystem problemlos funktioniert und einfach zu bedienen ist. Die Zentralbibliothek nimmt unabhängig von ihren Öffnungszeiten 18 Stunden am Tag Medien von allen Zweigstellen der Stadtbücherei Frankfurt an.

Die Erweiterung der Anlage war eine wichtige Maßnahme, um die Dienstleistungen für die Benutzer immer weiter zu verbessern. Durch ihr intelligentes Design nimmt sie nur wenig Platz ein und liefert dennoch eine großartige Leistung, die die Abläufe in der Bibliothek erheblich verbessert.

„Die Erweiterung war auch eine wichtige strategische Entscheidung für unsere Mitarbeitenden. Die Anlage vereinfacht viele Routineaufgaben wie das Einräumen von Medien, sodass sie jetzt mehr Zeit für die Betreuung unserer Besucher und für Initiativen wie unsere Digitale Stunde haben. Die neue Anlage spart uns so viele Arbeitsstunden, dass wir sogar die Öffnungszeiten der Zentralbibliothek verlängern konnten“, freut sich Dr. Sabine Homilius.

Auf beiden Etagen geben große Glasfenster den Blick auf die Sortieranlage frei. Die Besucher sind immer wieder davon fasziniert, wie ihre Medien nach der Rückgabe befördert werden, wie der Aufzug sie auf und absteigen lässt und wie sie auf dem langen Förderband wie von Zauberhand in scheinbar beliebige Behälter fallen.

Sabine Homilius erzählt: „Der Blick auf die Anlage ist ein wahrer Besuchermagnet. Wir können anderen Bibliotheken nur empfehlen, es uns gleichzutun.“

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