RFID em bibliotecas: uma tecnologia que ajuda a ampliar o impacto

RFID em bibliotecas: uma tecnologia que ajuda a ampliar o impacto

Por que escolher a RFID?

Na maioria das bibliotecas, os orçamentos de pessoal não estão acompanhando as comunidades em rápido crescimento e, consequentemente, o aumento no crescimento da circulação. Espera-se que as bibliotecas aumentem suas ofertas de programas e melhorem o serviço ao cliente sem adicionar pessoal.

Muitas dessas bibliotecas estão investindo na tecnologia RFID (do inglês Radio Frequency Identification, identificação por radiofrequência) para melhorar a velocidade e a precisão das funções de circulação e arquivamento, liberando, dessa forma, a equipe da biblioteca para oferecer serviços diretos aos usuários. Esta tecnologia também ajuda a proteger a coleção de uma biblioteca e garante que a comunidade obtenha o máximo de valor da biblioteca. A instalação de um sistema RFID exige investimento, mas que é geralmente recuperado em dois anos – e os benefícios do sistema podem durar uma década ou mais.

Algumas novas tecnologias podem intimidar os usuários, mas a tecnologia RFID não é uma delas. Os benefícios rápidos e fáceis da RFID garantem experiências intuitivas e satisfatórias para os funcionários e os usuários da biblioteca. A RFID oferece grande valor para os bibliotecários e é tão simples que até crianças podem usá-lo.

O que é a RFID?

Nos termos mais simples, um sistema RFID tem duas partes: uma etiqueta e um leitor. As informações são codificadas na etiqueta; o leitor de RFID acessa essas informações e as transmite para a pessoa ou o sistema que precisa delas.

No interior da etiqueta, existe um microchip que contém informações e uma antena. Este dispositivo é geralmente revestido com uma cobertura protetora. A durabilidade da cobertura é determinada pela aplicação. Se sua etiqueta está sendo colocada dentro de um livro, o papel fornece proteção adequada; se a etiqueta estiver afixada em uma peça de motor a jato, algo mais resistente seria necessário. A parte de trás da cobertura tem um adesivo, portanto o conjunto pode ser afixado de forma permanente a um item. Em um livro, o conjunto final é discreto e fino, normalmente medindo 5 cm2. As etiquetas RFID colocadas nos itens da biblioteca são passivas, o que significa que não têm baterias ou outra fonte de energia. A energia necessária para alimentar e ler a etiqueta vem do leitor.

Uma biblioteca equipada com RFID geralmente tem leitores no balcão de circulação e em quiosques de autoatendimento com leitores adicionais instalados nos portões de segurança próximos às entradas e saídas. Esses dispositivos detectam livros ou outras mídias que não foram retirados corretamente. Muitas bibliotecas também usam a tecnologia RFID em um sistema automatizado de devolução e manuseio de materiais. A produtividade pode ser ainda mais aprimorada com um leitor portátil, que é usado para conferir reservas e materiais em trânsito após a entrada, verificar nas prateleiras livros colocados incorretamente ou fazer um inventário completo da coleção.

Como a RFID funciona?

Os leitores RFID emitem sinais que buscam uma etiqueta. Quando uma etiqueta chega ao seu alcance, o sinal a sente, “desperta” a etiqueta e fornece a energia para que a etiqueta responda com o tipo de informação que o leitor de RFID deseja.

Se um usuário está retirando uma pilha de livros, cada etiqueta responde instantaneamente com seu número de identificação de item único, que é o mesmo que aparece no código de barras utilizado por muitas bibliotecas. O sistema RFID retransmite o número de identificação para o sistema de gerenciamento da biblioteca, que recupera o título, retira-o e gera um recibo.

Se um usuário está devolvendo um livro, a etiqueta responde com o número de identificação e o sistema credita a conta do usuário. Se a biblioteca tiver um sistema automatizado de manuseio de materiais, ele direcionará o livro para a caixa apropriada para recolocação na prateleira.

Se um bibliotecário estiver digitalizando prateleiras para inventário, um leitor portátil irá acender e emitir um bipe quando encontrar um item em falta ou colocado incorretamente, assim como qualquer material que você tenha indicado como candidato a remoção.

Se um usuário sair da biblioteca com um item, o leitor perguntará à etiqueta se o item foi devidamente retirado. Se a etiqueta responder negativamente, o leitor do portão emitirá um alerta, lembrando o usuário de devolver o item ou fazer a respectiva retirada. Um alerta também pode ser enviado para a equipe da biblioteca, identificando o item exato que está causando o alarme.

O alcance de um sistema RFID é adaptado para cada aplicação em que é usado. Em uma biblioteca, onde os sistemas RFID de alta frequência são usados, eles leem etiquetas que não estão a mais do que alguns centímetros ou um metro de distância, permitindo o processamento preciso de itens. Em um grande armazém, os sistemas precisam ser capazes de ler etiquetas que estão em paletes em até 450 cm de distância ou se mover ao longo de sistemas de transporte a uma velocidade elevada e utilizar tecnologia RFID de altíssima frequência para realizar isso.

A RFID tem algumas vantagens sobre o uso da tecnologia de código de barras. Cada vez que um item com código de barras é registrado ou retirado, o usuário ou membro da equipe deve apresentá-lo individualmente ao leitor e alinhá-lo com o leitor. Este é um processo demorado comparado à tecnologia RFID, que permite que vários itens sejam processados de uma só vez sem exigir alinhamento. Os itens com código de barras, por vezes, exigem várias leituras antes de conseguirem ser lidos. E os códigos de barras podem ser riscados ou tornados ilegíveis devido ao desgaste normal pela sua colocação na parte externa de um item da biblioteca.

Como a RFID beneficia os usuários da biblioteca?

Entrada e retirada mais rápidas e simples. Uma pilha de itens marcados com RFID pode ser lida e retirada simultaneamente por um bibliotecário ou um usuário. Como a tecnologia é tão rápida e fácil de usar, os usuários da biblioteca estão mais interessados em processar suas próprias transações. A devolução também é muito mais rápida e fácil com um sistema RFID. Se o RFID estiver emparelhado com um sistema de devolução de manuseio de materiais automatizado (AMH), os ganhos de produtividade serão notáveis. Os sistemas AMH podem aceitar um item de biblioteca devolvido, creditar a conta do usuário e classificar o item para recolocação em prateleira enquanto o bibliotecário está na biblioteca interagindo com os visitantes da biblioteca.

Mais atenção da equipe da biblioteca. Para muitas pessoas, o aumento da interação com a equipe da biblioteca é o maior benefício da RFID. Quando os bibliotecários gastam menos tempo com tarefas manuais, eles podem prestar mais atenção às conexões humanas e aprimorar a experiência com o cliente.

Uma visita mais produtiva à biblioteca. As bibliotecas enfrentam o desafio surpreendente de controlar vários recursos. Elas possuem milhares – ou até milhões – de itens individuais, cada um único, cada um de importância vital para o usuário que o deseja para um relatório ou porque é o trabalho mais recente de um autor querido. Com a RFID, esses itens são localizados com precisão para que os usuários e bibliotecários possam encontrá-los facilmente. No processo de conversão para RFID, as bibliotecas normalmente obtêm um benefício imediato de recuperação de itens colocados incorretamente – geralmente centenas deles – que acreditavam estarem perdidos.

A RFID também beneficia e equipe. A satisfação no trabalho melhora bastante e as lesões por esforço repetitivo diminuem quando os bibliotecários passam mais tempo ajudando os usuários e menos tempo processando livros e outros materiais da biblioteca.

A biblioteca é uma instituição gratuita que ajuda os membros da comunidade a participarem de atividades de aprendizagem ao longo da vida e é considerada um local seguro para todos, independentemente das origens sociais, culturais e econômicas. As bibliotecas devem criar programas, parcerias, divulgação, inovação e conexões mais relevantes com a comunidade todos os dias. Ao melhorar a produtividade e a satisfação da equipe, a RFID pode ajudar as bibliotecas a se concentrarem em programas cuidadosamente elaborados, envolvendo espaços e construindo conexões humanas, garantindo que o tempo da equipe é dedicado aos resultados com o maior impacto na comunidade.

O que os críticos dizem sobre a RFID?

A tecnologia por trás da RFID é geralmente aceita hoje. É durável, confiável e econômica – e é por isso que está se tornando cada vez mais popular em nosso dia-a-dia.

Para alguns, os problemas de privacidade são vistos como a principal preocupação. As pessoas querem garantias de que ninguém será capaz de rastrear sua atividade pessoal na biblioteca através de RFID. Entendemos o valor que as bibliotecas atribuem à privacidade de seus usuários e estamos comprometidos em fornecer soluções tecnológicas que apoiem essas obrigações necessárias. Acreditamos que a informação junto das bibliotecas sobre as capacidades técnicas da RFID irá aliviar grande parte da preocupação sobre o que pode e o que não pode ser conhecido usando essa tecnologia.

As etiquetas RFID usadas nas bibliotecas não contêm informações pessoais. Elas programam apenas as identificações de código de barras de itens e informações relacionadas à biblioteca para cada etiqueta, o que significa que a privacidade do usuário não pode ser comprometida. O curto alcance da maioria dos sistemas RFID de biblioteca significa que é extremamente improvável que alguém possa acessar as etiquetas em livros ou outras mídias, depois de o usuário retirá-las da biblioteca. A privacidade pode ser aumentada quando a retirada em autoatendimento é combinada com a RFID. Um observador curioso teria dificuldade em tentar digitalizar todos os títulos quando uma pilha de itens é colocada em um leitor de RFID e instantaneamente retirada.

Geralmente, as etiquetas RFID de alta frequência usadas em itens de biblioteca não podem ser lidas a mais de 45 ou 60 cm de uma antena de leitura. Com antenas de alta potência especializadas e maiores, como as encontradas em nossos portões premium RFID, as etiquetas podem ser lidas em um intervalo de 90 cm. É quase impossível que a vigilância oculta possa ler mais longe do que 1,20 m ou 1,80 metros. Em todos os nossos anos de operação como empresa de tecnologia, não consideramos isso uma ameaça prática.

Como codifico a etiqueta?

Colocar informações em uma etiqueta RFID é fácil e incrivelmente rápido. Cada fabricante tem seu próprio sistema. Veja como a conversão de códigos de barras para RFID funciona quando você faz uma parceria com a Bibliotheca:

Todo o equipamento de que você precisa foi consolidado em uma estação de conversão fácil de manobrar que desliza entre as prateleiras, maximizando a eficiência do processo de conversão. Essas estações geralmente são alugadas para uma grande conversão.

  • O bibliotecário coloca o código de barras do item sob um leitor de código de barras e as informações são capturadas.
  • A estação dispensa uma etiqueta RFID em branco.
  • O bibliotecário coloca o item na estação de trabalho RFID e cola a etiqueta no item.
  • A estação de trabalho RFID codifica automaticamente a informação que acabou de ser digitalizada a partir do código de barras.
  • O bibliotecário substitui o item na prateleira e remove o próximo item.

Com a Bibliotheca, o processo de conversão é otimamente automatizado. Não há configuração complexa, nenhuma entrada manual complicada de códigos de acesso ou outros dados. Quando a estação de conversão estiver ativada, o funcionário estará pronto para começar. Usando apenas uma estação, podem ser processados até 450 itens em uma hora. Usando várias estações, uma biblioteca conseguiu converter uma coleção de 160.000 itens em 10 dias.

Quais são os riscos?

Dado que as bibliotecas contemplam um investimento significativo em RFID, a diretoria e a equipe devem considerar as potenciais armadilhas. Normalmente, eles começam pesquisando experiências de outras bibliotecas com RFID. Quando elas fazem isso, descobrem que falhas catastróficas são virtualmente inexistentes.

A pesquisa também demonstra que algumas bibliotecas têm uma implementação mais suave do que outras, e algumas estão mais satisfeitas com a funcionalidade pós-implementação e com o suporte técnico. Na maioria dos casos, os problemas podem ser evitados ao tomar algumas precauções simples.

Considere apenas fornecedores conhecidos no mercado por sua qualidade: seu sistema pode durar uma década ou mais, então você vai precisar de um fornecedor com esse mesmo tipo de longevidade. Peça referências.

Depois de ter escolhido a melhor combinação para suas necessidades, não tenha medo de assumir um compromisso. As instalações RFID de maior sucesso resultam de uma estreita relação de trabalho entre a biblioteca e um único fornecedor que “possui” o sistema. Insista em que o fornecedor assuma a responsabilidade pelo hardware, software, integração com o ILS/SGB, treinamento inicial e serviço técnico.

Se o fornecedor não quiser ou não puder desempenhar esse papel, considere a possibilidade de usar outro fornecedor. Escolha um fornecedor que tenha uma presença local ou regional. Se o seu fornecedor de suporte técnico estiver do outro lado do continente – ou em outro continente – seu tempo de inatividade poderá ser inaceitável.

Fique atento ao design do sistema. Como os sistemas RFID trazem melhorias imediatas e drásticas na produtividade, a equipe pode se sentir tentada a ignorar pequenas deficiências no design do sistema. Eles estão dispostos a aceitar o que parece ser um aborrecimento menor para aproveitar os benefícios o mais rápido possível. Isso é compreensível, mas imprudente. Em pouco tempo, pequenos aborrecimentos crescem muito. Por exemplo, alguns sistemas RFID possuem uma interface complicada com o ILS. O resultado é um sistema de circulação excessivamente complexo e um ILS com menos funcionalidade.

Procure. Existem sistemas acessíveis que não exigem que você comprometa a qualidade e a eficiência.

Escolha um sistema que tenha uma estação de conversão móvel bem projetada que permita que a equipe trabalhe de forma eficiente e ergonômica entre as pilhas, convertendo itens de biblioteca individuais, um por vez. Isso torna o processo mais rápido, mais fácil para a equipe e menos prejudicial para os usuários da biblioteca. Encontre um fornecedor que permita alugar a estação de conversão móvel pelo curto período de tempo necessário durante a implementação de RFID.

Escolha um fornecedor que testou completamente suas soluções, adere aos mais recentes padrões de qualidade e interoperabilidade e tem comprovação de conformidade com as regulamentações locais.

Por que escolher a Bibliotheca?

As diretorias e a equipe da biblioteca têm a responsabilidade de pesquisar os muitos fornecedores de RFID e comparar seus sistemas. Depois disso, eles geralmente decidem trabalhar com a Bibliotheca. Por quê?

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A Bibliotheca se dedica ao desenvolvimento de tecnologias inovadoras e soluções de gerenciamento de bibliotecas que ajudam a sustentar e a fazer crescer bibliotecas em todo o mundo. Nossos produtos são projetados para oferecer uma experiência acolhedora e intuitiva para aqueles que usam a biblioteca – onde quer que estejam – seja em casa, em movimento ou dentro das quatro paredes da própria biblioteca.

Longevidade e parcerias com mais de 20.000 bibliotecas

Com quase 50 anos de serviço no setor, estamos orgulhosos da nossa história e das nossas realizações com bibliotecas de todo o mundo. Temos escritórios em todos os principais continentes e apoiamos bibliotecas em mais de 70 países, através de nossos distribuidores dedicados. Somos parceiros de mais de 20.000 bibliotecas únicas, ajudando-as a desenvolver seus serviços e se conectar com suas comunidades.

Soluções inovadoras, impulsionadas por bibliotecários

Empregando apenas especialistas e conhecedores das mais recentes tendências em bibliotecas, entendemos os desafios únicos de gerenciamento que as bibliotecas de hoje enfrentam.

Nossas soluções inovadoras ajudam as bibliotecas a transformar percepções, aumentar o acesso a coleções e espaços, proporcionar interações atraentes e sempre visam melhorar a experiência do usuário.

Desde a nossa abrangente linha de soluções RFID até o nosso serviço digital de empréstimo de e-books e audiolivros digitais, o objetivo da Bibliotheca é aumentar a importância geral das bibliotecas, capacitando-as para reinventar seus serviços e incentivar a aprendizagem ao longo da vida, hoje e no futuro.

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