Koha RFID Integration: Schnellere Ausleihabläufe Am Bibliotheksschalter

Koha RFID Integration: Schnellere Ausleihabläufe am Bibliotheksschalter

23. Juli 2026

Viele Bibliotheken verfügen über RFID-Systeme. Weitaus weniger nutzen diese jedoch in vollem Umfang. Die Mitarbeiter legen jeweils nur ein Medium auf das Lesegerät, warten, bis es verarbeitet ist, und greifen dann zum nächsten. Die Hardware kann einen ganzen Stapel auf einmal auslesen. Der alltägliche Arbeitsablauf lässt dies jedoch selten zu.

Mason Humphrey, kaufmännischer Leiter bei Bibliotheca, hat diese Lücke schon seit Jahren erkannt. Er erinnert sich noch gut an einen frühen Besuch in einer Bibliothek, in der bereits RFID installiert war. Die Mitarbeiter bearbeiteten jeweiKoha-ls nur ein Medium nach dem anderen. „Ich fragte: ‚Ihr legt also einfach alles auf das Lesegerät?‘ Und sie antworteten: ‚Nein, wir nehmen ein Medium, legen es darauf und machen dann weiter‘“, erinnert er sich. „Da läuft hier einfach etwas nicht rund.“

Diese Erkenntnis ließ ihn nicht mehr los. Sie wurde zum Ausgangspunkt für eine neue RFID-Integration, die Bibliotheca gemeinsam mit ByWater Solutions, dem Support-Anbieter für das Open-Source-ILS Koha, entwickelt hat. Mason und Jessica Zairo, Vizepräsidentin für strategische Partnerschaften bei ByWater, stellten diese Integration kürzlich in einem Webinar vor. Hier sind die wichtigsten Punkte.

Warum wir Partner wurden

Die Idee nahm auf einer früheren ALA-Konferenz Gestalt an. Mason, Jessica und das Bibliotheca-Produktteam setzten sich zusammen und listeten die Probleme auf, von denen Koha-Bibliotheken immer wieder berichteten. Pop-up-Fenster für Vormerkungen, die den Ausleihvorgang unterbrechen. Eine Familie, die mit einem hohen Stapel Bilderbücher am Ausleihschalter erscheint. Eine Warteschlange, die sich bildet, während die Mitarbeiter Rückgaben einzeln bearbeiten.

ByWater erhält diese Rückmeldungen von den Koha-Bibliotheken. Bibliotheca erhält sie von Bibliotheken, die ihre RFID-Hardware einsetzen. Die beiden Unternehmen machten sich daran, die Schnittstelle zwischen ihnen zu optimieren. „Wir haben darüber gesprochen, was die größten Probleme unserer gemeinsamen Kunden sind“, sagte Mason. Das Ziel war klar: Die Mitarbeiter sollen die täglichen Ausleihvorgänge schneller erledigen können – mit weniger manuellem Aufwand und weniger Fehlern.

Häufige Herausforderungen im Ausleihablauf, die während des Bibliotheca- und ByWater-Koha-RFID-Webinars erörtert wurden.

Was wir geschaffen haben

Die Integration läuft als Hintergrund-Plugin. Koha steuert das RFID-Pad, nicht umgekehrt. Die Mitarbeiter müssen dem System nicht mitteilen, welche Aufgabe sie gerade ausführen. Es erkennt selbstständig, ob sie gerade ausleihen, zurücknehmen, verlängern oder eine Stapelverarbeitung durchführen, und passt das Pad entsprechend an. Es läuft auf einem Windows-PC, an den das Pad angeschlossen ist, wobei eine kleine Software im Hintergrund ausgeführt wird.

Bibliotheken mit einer Mischung aus RFID- und Nicht-RFID-Standorten können das Plugin je nach Standort aktivieren oder deaktivieren. Ein Standort ohne RFID behält seinen aktuellen Arbeitsablauf bei. Ein Standort mit RFID erhält den neuen. Beide laufen im selben System.

Die Integration protokolliert zudem, welche Artikel bereits bearbeitet wurden. Legen Sie einen Stapel Artikel auf das Pad, und jedes einzelne Stück wird gescannt. Lassen Sie diese Artikel auf dem Pad liegen, werden sie nicht erneut gescannt. Fügen Sie einen neuen Artikel hinzu, wird nur dieser neue Artikel verarbeitet. Über eine Reset-Taste lässt sich dieser Speicher löschen, wenn das Personal die Artikel erneut scannen möchte.

Dafür stehen zwei Hardware-Optionen zur Verfügung: eine kleine USB-Workstation, die sich einfach anschließen und transportieren lässt, sowie eine abgeschirmte Workstation mit größerer Lesereichweite, die auch bei Metallschreibtischen gut funktioniert.

Ausleihe und Sammelausleihe

Die Vorführung begann mit einem ganz normalen Ausleihevorgang. Mason rief ein Kundenkonto auf, legte mehrere Artikel auf das Lesegerät und ließ sie gemeinsam prozessieren. Ein Artikel war als „Rückgabe“ gekennzeichnet. Das System hielt bei diesem Artikel an, markierte ihn und wartete auf die Bestätigung durch das Personal, bevor es fortfuhr. Die übrigen Artikel wurden ausgeliehen.

Die Sammelausleihe funktioniert auf der Registerkarte „Sammelausleihe“ in Koha auf dieselbe Weise. Die Mitarbeiter legen einen Stapel ab, überprüfen alle Medien, die besonderer Aufmerksamkeit bedürfen, und bestätigen den Vorgang. Bibliotheken, die diese Registerkarte nutzen möchten, können sie über eine Koha-Systemeinstellung aktivieren und auf bestimmte Benutzergruppen beschränken. Kinder- und Jugendkonten sind eine häufige Wahl, da Kinder oft mit großen Stapeln ankommen.

Vermeidung von Doppelbearbeitungen

Der Speicher-Cache stieß während der Sitzung auf großes Interesse. An den Ausleihschaltern herrscht reger Betrieb. Ein und dasselbe Medium wird abgelegt, wieder aufgenommen und erneut abgelegt. Eine erneute Bearbeitung sorgt für Verwirrung. Die Integration behält den Überblick darüber, was bereits zurückgegeben oder ausgeliehen wurde, sodass die Medien auf dem Lesegerät verbleiben können, während das Personal weiterarbeitet. Es werden nur neue Medien bearbeitet. Wenn das Personal etwas erneut bearbeiten muss, wird der Cache über die Reset-Taste geleert.

Massen-Check In

Die Vorführung endete mit der Rückgabe. Anstatt die Medien einzeln zu scannen, legte Mason einen Stapel auf das Lesegerät. Koha las jedes Medium ein, aktualisierte dessen Status und aktivierte im Hintergrund wieder die Sicherheitsfunktion. Für Bibliotheken mit hohem Rückgabevolumen summiert sich hier die eingesparte Zeit.

Mason Humphrey zeigt, wie die Bibliotheca-RFID-Integration Koha-Bibliotheken dabei hilft, mehrere Medien gleichzeitig an der Ausleihtheke zu bearbeiten.

Die gesamte Sitzung ansehen

Die Aufzeichnung enthält die vollständige Demo sowie die Fragerunde mit den Teams von Bibliotheca und ByWater.

Sind Sie diesen Sommer auf dem Weg zur ALA-Jahrestagung in Chicago? Schauen Sie doch am Bibliotheca-Stand vorbei, um sich die Integration persönlich anzusehen.