La RFID dans les bibliothèques : considérations relatives à l’investissement

La RFID dans les bibliothèques : considérations relatives à l’investissement

Institution communautaire libre dédiée à l’apprentissage perpétuel, la bibliothèque est perçue comme un lieu sûr pour tous, indépendamment des origines sociales, culturelles et économiques. Chaque jour, les bibliothèques se voient confier la lourde tâche de créer des programmes, des partenariats, des campagnes de sensibilisation, des entreprises innovantes et des relations communautaires toujours plus pertinents. Les usagers apprécient les espaces innovants, le personnel compétent, les solides collections de ressources, le Wi-Fi gratuit et les ordinateurs en accès public. Considérées comme un centre d’apprentissage essentiel qui permet aux membres de la communauté de développer leurs connaissances par le biais de programmes, d’espaces et d’interactions élaborés avec soin, les bibliothèques doivent trouver des solutions pour garantir que le temps de leur personnel est dédié aux activités ayant le plus fort impact sur la communauté.

Afin d’offrir des expériences positives à la fois à leurs usagers et à leur personnel, les bibliothèques recherchent des méthodes et des technologies leur permettant de faciliter leurs flux de travail et leurs processus. L’identification par radiofréquence (RFID, Radio Frequency IDentification en anglais), technologie de pointe, est adoptée par de nombreuses bibliothèques à travers le monde pour optimiser la gestion du personnel et offrir aux usagers des solutions pratiques de libre-service. En vue de déterminer si les résultats visés justifient un investissement dans la technologie RFID, la direction d’une bibliothèque doit tenir compte des bénéfices escomptés pour l’établissement, le personnel et les usagers, ainsi que des coûts à court terme et des arguments d’introduction de cette nouvelle technologie.

Les raisons pour se lancer

Des bibliothèques de toutes tailles et de tous types ont mis en œuvre la technologie RFID depuis son adoption initiale en 1998. La RFID aide les bibliothèques à optimiser la satisfaction de leurs usagers, l’efficacité des flux de travail de leur personnel et leur propre responsabilité budgétaire. Les raisons les plus fréquemment mentionnées par les responsables de bibliothèques pour justifier leur investissement dans la RFID sont les suivantes :

1. La satisfaction des usagers. Grâce à la technologie RFID, les livres et autres documents entrent et sortent plus facilement d’une bibliothèque. Les usagers peuvent par exemple emprunter plusieurs documents simultanément à une borne de libre-service équipée de la RFID. Ils passent ainsi moins de temps à attendre que d’autres usagers terminent leurs propres transactions de libre-service ou que le personnel du guichet finisse de s’occuper des usagers les précédant. De plus, il est avéré que, associée à des systèmes de manutention automatisés, la technologie RFID accélère le processus de retour en rayons des documents très demandés et augmente la probabilité que ces documents soient rangés correctement, ce qui est à la fois plus commode et moins frustrant pour les usagers.

2. La productivité et la satisfaction du personnel. La technologie RFID aide les bibliothécaires à en faire plus en moins de temps. La RFID permet en effet d’automatiser les tâches les plus chronophages, comme les emprunts et les retours, la recherche des documents réservés ou perdus, ou encore le rangement. Cela crée des opportunités d’optimiser les services actuels et de promouvoir la mission de la bibliothèque. Dans de nombreuses bibliothèques, l’installation d’un système RFID a permis de diversifier les programmes et les partenariats afin de répondre aux besoins changeants d’une communauté spécifique.

Cette hausse de la productivité n’est pas toujours un avantage supplémentaire ; souvent, c’est une chance de retourner au niveau de service dont les usagers bénéficiaient avant que la circulation n’augmente et que les budgets ne diminuent. Dans d’autres bibliothèques, l’adoption de la RFID est une mesure proactive, un investissement effectué aujourd’hui pour garantir demain un service adéquat s’il s’avérait impossible d’augmenter les effectifs parallèlement à la hausse de la fréquentation.

Pour bien des usagers, l’interaction accrue avec le personnel de bibliothèque est l’avantage majeur de la RFID. Car lorsque les bibliothécaires passent moins de temps à des tâches manuelles routinières, ils peuvent accorder plus d’attention aux relations humaines et à l’expérience usager.

3. La santé du personnel. Beaucoup de bibliothécaires sont convaincus que les activités associées à la circulation accroissent le risque de troubles musculo-squelettiques. Ces activités incluent la manutention massive de livres, la désactivation et la réactivation des antivols, ainsi que l’ouverture des boîtiers multimédias pour en vérifier le contenu. Si les systèmes RFID n’éliminent pas totalement ces activités, ils réduisent néanmoins considérablement la nécessité de manipulation des documents par les bibliothécaires. De nombreuses bibliothèques se sont ainsi tournées vers les systèmes RFID dans une optique de réduction des activités de manutention de documents susceptibles de causer des troubles musculo-squelettiques.

4. La responsabilité budgétaire. Pour beaucoup d’équipes de direction de bibliothèque, l’argument majeur en faveur de la RFID est que cette technologie permet un retour rapide sur investissement. Même lorsque la circulation augmente, les systèmes RFID aident à maintenir des coûts en personnel constants et prévisibles. Ils contribuent également à réduire les coûts matériels liés aux documents perdus ou mal rangés. En fait, de nombreuses bibliothèques recouvrent l’équivalent de milliers de dollars en documents « perdus » lorsqu’elles mettent en œuvre un programme RFID de gestion des rayons. Car les systèmes de sécurité RFID réduisent les pertes matérielles, qui représentent des frais courants colossaux pour les bibliothèques, et garantissent un enregistrement correct des documents en vue de leur sortie. Et une fois l’investissement amorti, ils continuent à générer des bénéfices pendant au moins dix ans.

Les raisons pour attendre

Beaucoup d’autres bibliothèques, si elles reconnaissent elles aussi les avantages de la technologie RFID, n’ont quant à elles pas encore décidé de l’adopter. Les raisons que les responsables de ces bibliothèques évoquent le plus fréquemment sont les suivantes :

1. Les soucis de confidentialité. Pour certaines bibliothèques, les questions de confidentialité constituent la principale source d’inquiétude. Les usagers veulent être assurés que personne ne pourra suivre leurs activités personnelles dans la bibliothèque par le biais de la RFID. Nous comprenons l’importance que les bibliothèques accordent à la vie privée de leurs usagers, et les systèmes RFID mis en œuvre dans les bibliothèques l’ont été dans le plus profond respect des normes industrielles en la matière. Nous sommes convaincus qu’en éduquant les bibliothèques eu égard aux fonctionnalités techniques de la RFID, nous parviendrons à dissiper les incertitudes quant à ce qu’il est ou non possible de faire au moyen de cette technologie.

Les étiquettes RFID utilisées dans les bibliothèques ne contiennent pas d’informations sur les usagers. Elles contiennent uniquement des identifiants de documents et des informations liées à la bibliothèque, de sorte que la confidentialité des données des usagers ne peut en aucun cas être compromise. De plus, les étiquettes RFID à haute fréquence apposées sur les documents de bibliothèque ne sont pas lisibles au-delà de 46 à 61 cm (18 à 24 pouces) d’une antenne de lecteur. Avec des antennes haute puissance comme celles intégrées à notre portique RFID premium, les étiquettes sont lisibles à une distance de 91 à 152 cm (3 à 5 pieds). Il serait extrêmement difficile de lire ces étiquettes subrepticement au-delà de 183 cm (6 pieds).

En outre, les étiquettes RFID apposées sur les documents de bibliothèque sont passives, non alimentées ; elles n’émettent donc pas de signal. Pour qu’une étiquette RFID émette un signal, un lecteur réglé sur la fréquence de celle-ci, par exemple une borne d’emprunt en libre-service, doit être présent à proximité.

2. Les limitations budgétaires. Certaines équipes de direction de bibliothèque aiment l’idée d’installer un système RFID, mais préfèrent attendre un an ou deux avant d’effectuer cet investissement. Car c’est un fait : les bibliothèques ont des budgets limités et beaucoup de domaines d’investissement à considérer. Des fonds d’exploitation nécessaires au maintien ou au développement des programmes, des effectifs, des services et des collections aux fonds d’investissement immobilier nécessaires à la modernisation, à la rénovation ou à la construction d’établissements, les bibliothèques doivent réfléchir de façon très stratégique à la répartition des leurs dépenses. C’est pourquoi certaines bibliothèques choisissent d’attendre pour mettre en œuvre un système RFID.

Or les systèmes RFID génèrent d’importantes économies et sont rentabilisés en quelques années, et par conséquent, un investissement dans cette technologie se justifie à tout moment où une bibliothèque dispose de fonds suffisants.

Les économies rapides générées par cet investissement dans la RFID peuvent ensuite être affectées à d’autres domaines d’investissement. Lors d’un passage à la RFID, la plupart des bibliothèques retrouvent de nombreux documents qu’elles pensaient perdus ou volés, ce qui élimine le besoin de remplacer ces documents. L’utilisation de la technologie RFID optimise également la perception de la bibliothèque par la communauté, en la mettant en valeur comme un établissement moderne, innovant et « high-tech », qui investit pour améliorer l’expérience de ses usagers et concentre les efforts de son personnel sur l’interaction avec ses usagers.

3. Les perturbations occasionnées. Certains bibliothécaires admettent qu’un système RFID serait une grande amélioration, avec des avantages évidents pour le personnel comme pour les usagers, mais pensent que le processus de conversion serait trop perturbateur compte tenu des autres changements déjà à l’œuvre dans leur établissement.

Pourtant, le passage à la RFID peut être aussi simple que rapide. Avec les systèmes les plus performants, la plupart des utilisateurs ne remarqueront même pas qu’une transformation est en cours, car un seul document est retiré du rayon à la fois. Durant le processus de conversion, un chariot est placé dans l’allée entre les rayons. Des membres du personnel, ou des volontaires, procèdent document par document pour convertir les codes-barres en étiquettes RFID. Ce processus est incroyablement rapide ; avec un peu de pratique, il est possible de convertir jusqu’à 450 documents par heure. Et pendant ce temps, les usagers peuvent toujours accéder aux rayons, sans pratiquement aucun dérangement.

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